Hoe laat ik facturen automatisch verwerken?

Als ondernemer kun je met een slim online boekhoudprogramma tegenwoordig veel tijd besparen. Een steeds groter deel van je administratie kan namelijk automatisch door robots voor je worden gedaan. Deze innovaties worden met een moeilijk woord ook wel robotic accounting genoemd.

Boekhouden wordt dankzij robotic accounting niet alleen sneller, er worden ook veel minder fouten gemaakt. Daarom zijn de mogelijkheden van robotic accounting in moderne boekhoudsoftware even op een rijtje gezet.

Facturen automatisch herkennen

Als je een inkomende factuur gaat verwerken moet je eerst de informatie van de factuur overnemen in je boekhouding. Denk hierbij aan het factuurnummer, de factuurdatum, de btw-tarieven en de factuurbedragen. Gelukkig zijn er diverse oplossingen om deze informatie automatisch voor je in te vullen.

Allereerst is er Scan&Herken. Hierbij wordt met OCR-techniek geprobeerd om informatie op de factuur te herkennen. Alle informatie die gevonden is wordt direct ingevoerd in de online boekhouding. Nadeel van OCR-techniek is dat bij slechte scans of foto’s niet alle informatie kan worden ingevuld. Je moet dan alsnog handmatig alle herkende informatie checken.

Om dit probleem op te lossen hebben moderne boekhoudprogramma’s soms ook een UBL herkenrobot. Hierbij wordt ontbrekende factuurinformatie altijd aangevuld. Doordat bij deze robot altijd 100% van de informatie herkend wordt, wordt de factuur ook direct omgezet in het digitale UBL formaat.

Facturen automatisch boeken

Een modern boekhoudprogramma kan niet alleen informatie op een factuur herkennen, het kan ook facturen automatisch boeken. Deze boekhoudprogramma’s onthouden namelijk aan welke kostencategorie facturen worden gekoppeld. Als je vervolgens de tweede, de derde en alle volgende facturen binnenkrijgt, koppelt je boekhoudpakket ze zelf aan dezelfde kostencategorie.

Op die manier leert het boekhoudprogramma van jou als gebruiker en bespaar je veel tijd.

Automatisch betalingen verwerken

Als je de transacties van je zakelijke bankrekening in je online boekhoudprogramma zet, kunnen ook deze automatisch verwerkt worden. Er wordt direct gekeken of de betaling gekoppeld kan worden aan een in- of verkoopfactuur in de administratie. Als er een match gevonden wordt, wordt de betaling automatisch verwerkt.

Daarnaast kun je het boekhoudprogramma ook bepaalde boekingen aanleren. Zo kun je het programma laten zoeken naar een bepaald IBAN nummer of een bepaalde omschrijving en hier een actie aanhangen. Zo kun je er bijvoorbeeld voor zorgen dat de afschrijving van je zakelijke verzekeringspremie aan de hand van een match op het polisnummer automatisch aan de kostencategorie Verzekeringen  wordt gekoppeld.

Automatisch boekhouden

Als je de verschillende robotic accounting functies combineert kun je als ondernemer dus erg veel tijd besparen. Voor de dagelijkse administratie kun je zelfs spreken van volledig automatisch boekhouden. Natuurlijk is het wel aan te raden om je boekhouding wel te blijven checken en controleren. Ondanks dat de kans op fouten door de robots kleiner is blijf je als ondernemer zelf verantwoordelijk.

Dus profiteer van robotic accounting, maar behoud wel het overzicht!