Wat is robotic accounting en wat heb je eraan als ondernemer?

Wat is robotic accounting?

Robotic accounting is een verzamelnaam voor het automatiseren van boekhoudkundige taken met behulp van slimme software en technologie. Het is dus eigenlijk het (deels) automatiseren van de boekhouding. Waar je vroeger handmatig elk bedrag en elke factuur moest invoeren, doet software dat tegenwoordig grotendeels voor je. Het grote verschil met traditionele boekhouding is dus de manier van werken. In de klassieke boekhouding voer je alles zelf in en controleer je elk detail handmatig. Bij robotic accounting neem je de controle niet weg, maar laat je software het ‘voorwerk’ doen. Jij controleert alleen nog of het klopt, en hoeft niet meer elk getal over te typen. En dat is fijn, want dat scheelt jou weer tijd!

Wat valt er allemaal onder robotic accounting?

Robotic accounting is een breed begrip, je moet hierbij denken aan: 

• Het automatisch verwerken van inkoop- en verkoopfacturen. De software herkent gegevens op de facturen en de facturen worden automatisch op de juiste grootboekrekening geboekt. Hiervoor wordt vaak gebruikgemaakt van UBL-facturen.
• Je kunt je boekhouding koppelen met je bank. Zo worden transacties automatisch ingeladen en gekoppeld aan de juiste uitgaande en inkomende facturen.
• Automatische btw-aangifte. Doordat alle transacties worden bijgehouden, weet de software ook precies wat er in de btw-aangifte moet komen. Bij goede online boekhoudprogramma’s staat de btw-aangifte altijd up-to-date klaar en hoef je deze alleen nog maar te controleren en te versturen.
• Automatisch opgestelde overzichten. Ploeteren om zelf je balans op te stellen? Een btw-overzicht? Of je winst- en verliesrekening? Dankzij robotic accounting worden deze handige overzichten helemaal automatisch opgesteld.

Robotic accounting is relevant voor iedere (toekomstige) ondernemer die de boekhouding efficiënt wil inrichten, zonder zelf het overzicht te verliezen. 

De rol van UBL-facturen in Robotic Accounting

Om optimaal gebruik te maken van robotic accounting, spelen UBL-facturen een grote rol. Maar wat is een UBL-factuur? En wat is het verschil tussen PDF’je?

Wat is een UBL-factuur?

Een UBL-factuur is simpelweg een elektronische factuur in een .XML formaat. De betekenis van UBL is Universal Business Language, je kan het dus zien als de taal van de facturering. Een UBL-factuur is een digitale factuur die vooraf gestructureerd is, dit zorgt ervoor dat deze factuur automatisch ingelezen kan worden door boekhoudsoftware. Een UBL-factuur wordt ook een e-factuur of elektronische factuur genoemd.

Wat is het verschil tussen een UBL-factuur en een ‘normale’ PDF-factuur?

Een UBL-factuur kan je zien als de digitale, slimmere variant van de PDF-factuur. Het verschil tussen een UBL-factuur en een PDF-factuur zit hem erin dat je een PDF-factuur ‘alleen kan lezen’ en een UBL-factuur bevat gestructureerde data die boekhoudsoftware direct kan herkennen en verwerken in de boekhouding. Met een UBL-factuur skip je dus handmatige stappen in het proces van boekhoudkundige taken.

Waarom UBL-facturen gebruiken?

Als ondernemer wil je ondernemen, en zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan je administratie. Door het gebruikmaken van UBL-facturen skip je tijdrovende, boekhoudkundige taken zoals bedragen van facturen overtypen of btw-tarieven narekenen. Je boekhoudsoftware leest alles direct in.

Het gebruik van UBL-facturering is perfect voor: 

• ZZP’ers die zo min mogelijk bezig willen zijn met hun administratie
• Bedrijven die elke maand veel facturen moeten verwerken
• Ondernemers die zeker willen zijn van foutloze facturering en verwerking in de boekhouding

Voordelen van UBL-facturen zijn: 

• Tijdsbesparing
• De facturen worden automatisch verwerkt in je boekhouding
• Het minimaliseert de kans op fouten
• Boekhoudsoftwares kunnen een automatische controle uitvoeren
• Perfect voor het online versturen van facturen aan bedrijven en overheden

Disclaimer: Het gebruik van UBL-facturen is niet verplicht om je boekhouding te automatiseren. Je kunt je boekhouding ook automatiseren door gebruik te maken van slimme scan- en herkensoftware in boekhoudprogramma’s. Echter wordt het proces als je gebruikmaakt van UBL-facturen efficiënter en nauwkeuriger, waardoor ze gelijk klaar zijn voor automatische verwerking. Het gebruik van UBL-facturen wordt de standaard voor de toekomst. Voor nu is het nog geen verplichting, maar wel een uitstekende keuze als je voorbereid wilt zijn.

Hoe werkt robotic accounting precies?

Robotic accounting draait om het inzetten van technologie om boekhoudkundige taken slimmer, sneller en foutlozer uit te voeren. Dit wordt gedaan met Robotic Process Automation (RPA), en ook steeds meer met kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning. 

Robotic Process Automation (RPA)

RPA is technologie die menselijke handelingen in software nadoet. In boekhouding betekent dit bijvoorbeeld dat een robot:

• De gegevens op een factuur scant en registreert.
• Banktransacties ophaalt en koppelt aan de juiste facturen.
• Periodieke rapportages maakt zonder dat jij hier iets voor hoeft te doen.

‍Gebruik van AI en machine learning in boekhouding

AI is haast niet meer weg te denken in het dagelijkse leven van veel mensen. Ook in moderne boekhoudsoftware speelt AI een grote rol. AI analyseert patronen in jouw boekhouding en leert hiervan. Hierdoor word je steeds beter geholpen. Bijvoorbeeld: boek je de laadkosten van je auto regelmatig onder ‘Vervoerskosten’? Dan gaat de software dit dankzij AI herkennen en in het vervolg automatisch onder deze categorie boeken. ‍

Zo ziet robotic accounting er in de praktijk uit

• Je facturen worden automatisch verwerkt. Dus scan een inkoopfactuur, en de software leest automatisch de leverancier, datum, bedragen en btw uit. Alles wordt direct voorgesteld in de juiste categorie. Jij hoeft alleen nog maar een laatste check te doen.
• Je debiteurenbeheer wordt geautomatiseerd en je ziet in één oogopslag de status van je debiteuren. Zo kun je automatisch een herinnering sturen als een klant niet betaalt, en kun je in sommige gevallen op dezelfde manier een aanmaning versturen. 
• Je btw-aangifte wordt geautomatiseerd. In moderne online boekhoudprogramma’s verstuur je in een paar klikken je btw-aangifte. 

‍De voordelen van robotic accounting

Robotic accounting (i.c.m. UBL-facturen) levert jou als ondernemer veel voordelen op:

Tijdswinst

Eén van de grootste voordelen van robotic accounting is simpelweg: tijdwinst. Handmatige handelingen zoals het overtypen van factuurgegevens, het koppelen van betalingen of het invullen van btw-aangiftes kosten normaal flink wat tijd, maar worden dankzij fijne automatiseringen razendsnel voor je uitgevoerd. Door het gebruik van UBL-facturen wordt dit proces nog nauwkeuriger gestroomlijnd.

Fouten minimaliseren

Doordat software handmatige taken overneemt, verklein je de kans op fouten. Want handmatig werken betekent fouten. Een tikfoutje in een bedrag, een factuur die je vergeet te verwerken, een verkeerd overgenomen getal in je btw-aangifte - dit zijn allemaal risico’s die je flink verkleint met robotic accounting. 

Kosten beperken

Minder handmatig werk betekent vaak ook: minder kosten. Doordat je boekhouding efficiënter wordt ingericht, kun je het intern met minder tijd (en dus geld) afhandelen. Ook als je samenwerkt met een boekhouder of accountant, scheelt het veel als de boekhouding al grotendeels geautomatiseerd is. 

Integretaties

Veel slimme boekhoudprogramma’s zijn gebouwd om naadloos te integreren met bestaande systemen. Denk aan je bank, CRM-systeem, betaalprovider, incassobureau, kassasystemen en urenregistratie. Dit maakt het nog makkelijker om je boekhouding compleet en actueel te houden. 

De toekomst van robotic accounting 

Robotic accounting ontwikkelt zich continu door. Waar nu vooral administratieve taken worden geautomatiseerd, kunnen in de toekomst waarschijnlijk ook complexere processen worden geautomatiseerd. Denk hierbij aan risicoanalyses en strategische adviezen. Ook gaat AI een steeds grotere rol spelen. Doordat AI leert van jouw gedrag en zicht doorontwikkelt, wordt boekhoudsoftware steeds persoonlijker.

Door gebruik te maken van een goed online boekhoudprogramma, weet je zeker dat jij één van de eerste bent die profiteert van deze nieuwe ontwikkelingen.