Wat is boekhouden en hoe begin je ermee als zzp’er?

Wat is boekhouden? 

Boekhouden is het bijhouden van alle financiële gebeurtenissen binnen je bedrijf. Of je nou een broodjeszaak runt of als freelancer werkt: zodra je geld ontvangt of uitgeeft, hoort dat in je administratie. Denk aan het versturen van facturen, het betalen van rekeningen of het ontvangen van geld van klanten. Dat zijn allemaal gegevens die je moet opnemen in je boekhouding. 

Maar hoe zorg je ervoor dat je boekhouding compleet is, zonder dat je uren verdrinkt in spreadsheets en ingewikkeld uitzoekwerk? Om zelf te kunnen boekhouden, hoef je helemaal geen professional te zijn. Zeker niet met de juiste tools! 

Waarom is boekhouden belangrijk? 

Boekhouden is belangrijk om twee redenen: voor je eigen financiële overzicht, en om aan de verplichtingen vanuit de Belastingdienst te voldoen. Door goed te boekhouden:

• zie je in één oogopslag hoeveel je hebt verdiend en wat je hebt uitgegeven;
• weet je of je nog geld krijgt van klanten, of zelf nog iets moet betalen;
• kun je eenvoudig belastingaangifte doen en voorkom je boetes;
• krijg je inzicht in de winstgevendheid van je bedrijf;
• kun je beter plannen, investeren en groeien.

Dit is zowel het geval voor zelfstandigen, als voor grote bedrijven zoals een BV NV.

De belangrijkste onderdelen van boekhouden

Boekhouden klinkt misschien als één grote klus, maar het bestaat eigenlijk uit een aantal terugkerende onderdelen. Als je die eenmaal begrijpt, wordt je administratie al een stuk overzichtelijker. We leggen ze hieronder kort en helder voor je uit.

Facturatie verwerken

Als je een eigen bedrijf hebt, verkoop je producten en/of diensten. Voor iedere verkoop, moet je een factuur opmaken. Deze moet voldoen aan de 12 factuureisen van de Belastingdienst: 

1. Adres van de klant: Het gaat hier om de juridische naam. Indien de handelsnaam in combinatie met het adres en de woonplaats bij de Kamer van Koophandel staan geregistreerd, mag deze ook gebruikt worden. Let bij de adresgegevens ook op dat een postbusnummer alleen eigenlijk niet genoeg is.

2. Uniek factuurnummer: Iedere factuur heeft zijn eigen unieke nummer. Meerdere facturen met hetzelfde nummer zijn niet toegestaan!

3. Factuurdatum: Het gaat hier om de datum dat de factuur is uitgereikt. Dit hoeft niet per se de datum te zijn dat de producten of diensten zijn geleverd.

4. Overzicht van de producten of diensten: Het gaat hier om een specificatie van alle geleverde producten of diensten. Indien er meerdere producten of diensten worden geleverd, moeten deze ook apart vermeld worden op de factuur.

5. Aantal/hoeveelheid producten of diensten: Hier noem je het aantal of de hoeveelheid van de geleverde producten of diensten. Noem ook de eenheid die je hanteert, dit kan zijn in stuks, uren, liters, kilo’s etc.

6. Datum van levering: Indien er een vooruitbetaling plaatsvindt, dient dit ook te worden vastgelegd op de factuur.

7. Jouw eigen adres: Voor jouw eigen adresgegevens gelden in principe dezelfde regels die gelden voor factuureis nummer 1.

8. Btw-nummer: Bij Fiscale Eenheden gebruik je het nummer van het onderdeel dat de prestatie levert.

9. KVK-nummer: Gebruik het nummer waarmee je geregistreerd bent bij de Kamer van Koophandel.

10. Prijs van de producten of diensten: Dit het bedrag exclusief btw. Indien je producten of diensten met verschillende btw-tarieven levert, moet je deze bedragen apart vermelden. Als er sprake is van een eenheidsprijs, dan dien je deze ook op de factuur te vermelden.

11. Btw-bedrag: Indien je producten of diensten met verschillende btw-tarieven levert, moeten de btw-bedragen van deze tarieven apart op de factuur vermeld worden.

12. Btw-tarief: Indien je producten of diensten met verschillende btw-tarieven levert, moet je deze tarieven apart op de factuur vermelden.

Wanneer je gebruik maakt van een goed online boekhoudprogramma, wordt het grootste deel van deze eisen automatisch voor je ingevuld. 

Debiteuren en crediteuren beheren

Hiervoor moeten we eerst even uitleggen wat debiteuren en crediteuren zijn. Debiteuren zijn klanten die jou nog moeten betalen. Crediteuren zijn bedrijven of personen waaraan jij geld verschuldigd bent. Goed debiteuren- en crediteurenbeheer betekent op tijd herinneringen sturen, aanmaningen kunnen versturen, en precies weten wie jou nog moet betalen, of aan wie jij nog moet betalen. 

In je boekhouding ziet dit eruit als een overzicht van uitgaande en ingaande facturen en hun (betaal)status. 

Winst- en verliesrekening opstellen

De winst- en verliesrekening, ook wel resultatenrekening genoemd, is een financieel overzicht waarin je ziet of je bedrijf winst of verlies heeft gemaakt over een bepaalde periode. Hierin wordt al het inkomende geld (totale omzet) en al het uitgaande geld (totale kosten) tegenover elkaar gezet. Het verschil tussen deze twee laat zien of er sprake is van winst of verlies

Deze informatie is belangrijk voor jezelf, maar ook voor de Belastingdienst. Bovendien helpt het je om betere keuzes te maken voor de toekomst: waar geef je veel geld aan uit? En waar kun je eventueel besparen?

Belastingaangiftes doen

Als ondernemer ontkom je er niet aan: belastingaangifte doen. Jaarlijks doe je vijf keer belastingaangifte. Je moet namelijk elk kwartaal BTW-aangifte doen, en één keer per jaar inkomstenbelasting. 

In de btw-aangifte geef je aan hoeveel btw je hebt ontvangen van klanten (op je verkoopfacturen) en hoeveel btw je zelf hebt betaald op inkoopfacturen (de voorbelasting). Het verschil draag je af aan de Belastingdienst of krijg je terug. Hiervoor heb je dus overzicht nodig van al je inkoop- én verkoopfacturen.

Voor ieder jaar moet je ook je inkomstenbelasting doen. Deze is over het algemeen wel iets ingewikkelder dan de kwartaalaangifte. In de inkomstenbelasting geef je je totale winst op, minus je aftrekposten zoals de zelfstandigenaftrek en mkb-winstvrijstelling.

Heb je een besloten vennootschap (bv)? Dan doe je vennootschapsbelasting over de winst van je bedrijf. Deze aangifte lijkt op die van de inkomstenbelasting, maar dan voor de rechtspersoon in plaats van jou als individu.

Hoe moeilijk is belastingaangifte doen?

Dat hangt voornamelijk af van hoe je jouw boekhouding hebt ingericht. Als je alles handmatig bijhoudt in Excel, kan het best een klus zijn. Maar werk je met een goed online boekhoudprogramma? Dan wordt een groot deel automatisch voor je gedaan. Wil je het liever uitbesteden aan een boekhouder of accountant? Dat kan natuurlijk ook. In veel tools kun je makkelijk samenwerken en gegevens delen, zodat je alsnog overzicht houdt.

Wat is een mutatie in boekhouden?

Een mutatie in de boekhouding betekent eigenlijk dat er een verandering is in je administratie. Dit kan dus van alles zijn: een betaling die je hebt ontvangen, een factuur die je hebt verstuurd, een aangifte die je hebt betaald. Dus iedere keer dat er geld in of uit je bedrijf gaat, ontstaat er een nieuwe boekhoudkundige mutatie. 

Stel, je verkoopt een product voor €1000. Zodra je hiervoor een factuur opmaakt en deze verstuurt naar je klant, ontstaat er een mutatie:

• Je omzet stijgt met €1000.
• Je debiteuren (klanten die nog moeten betalen) stijgen ook met €1000. 

Heb je de betaling ontvangen? Dan komen er weer mutaties bij:

• Je liquide middelen (bijvoorbeeld je bankrekening) stijgen met €1000.
• Je debiteuren dalen weer met €1000. 

De mutaties zorgen er dus voor dat je boekhouding altijd in balans blijft. Elke actie in je boekhouding, zorgt voor één of meerdere mutaties. In een online boekhoudprogramma worden deze grotendeels automatisch verwerkt in je boekhouding. 

Boekhouden zelf doen of uitbesteden?

Als ondernemer vraag je je waarschijnlijk af: ga ik mijn boekhouding zelf doen, of uitbesteden aan een boekhouder? Het antwoord hangt sterk af van hoeveel tijd, geld, kennis en interesse je hebt.

Voordelen van je boekhouding zelf doen:

• Je bespaart kosten: je hoeft namelijk geen boekhouder te betalen
• Je hebt zelf al het inzicht: door het zelf te doen zit je dicht op je cijfers en kun je goed onderbouwde keuzes maken
• Het geeft flexibiliteit: je kunt op elk moment iets aanpassen of opzoeken

Nadelen van je boekhouding zelf doen:

• Het kost tijd: vooral als je alles handmatig doet. Met een online boekhoudprogramma is deze tijd al flink te verminderen.
• Kans op fouten: als je weinig boekhoudkennis hebt, kun je fouten maken.
• Lastiger bij complexe situaties: denk aan personeel, investeringen of belastingregels. 

Je hoeft natuurlijk ook niet te kiezen voor 100% zelf doen of 100% uitbesteden. Je kunt ervoor kiezen om je dagelijkse boekhouding zelf te doen in een online boekhoudprogramma, en de inkomstenbelasting over te laten aan een boekhouder. Of je kunt je boekhouding ieder kwartaal laten controleren door een boekhouder. 

Wil je het (deels) zelf gaan doen? Een online boekhoudprogramma maakt het voor veel ondernemers mogelijk om zelf de boekhouding te doen. Je krijgt duidelijke overzichten, slimme koppelingen met bijvoorbeeld je bank, eenvoudig btw-aangiftes doen, en rapportages zoals een winst- en verliesrekening worden automatisch gegenereerd.