Hoe doe je btw-aangifte als zelfstandig ondernemer?

Btw-aangifte doen

Btw-aangifte doen betekent dat je als ondernemer de ontvangen en betaalde btw aan de Belastingdienst doorgeeft. Dit doe je per maand, kwartaal of jaar. Bij iedere btw-aangifte krijg je ofwel geld terug, of betaal je een extra bedrag aan de Belastingdienst.

Wat is btw-aangifte?

Zoals besproken in het vorige hoofdstuk, krijg je als ondernemer te maken met “belasting toegevoegde waarde” (btw). Dat is de belasting die je bovenop de verkoopprijs doorrekent aan je klant. Later draag je de btw af aan de Belastingdienst via de btw-aangifte.

Je laat via de btw-aangifte dus aan de Belastingdienst weten:

• hoeveel btw je in een bepaalde periode hebt ontvangen van klanten;
• hoeveel btw je zelf hebt betaald aan andere bedrijven in deze periode.

Het verschil hiertussen (ontvangen btw - betaalde btw) draag je af aan de Belastingdienst. Dit noemen we “af te dragen btw”. Als je meer hebt betaald dan ontvangen, krijg je uiteraard geld terug.

Waarom moet je btw-aangifte doen?

Als ondernemer in je btw van je klanten voor de overheid. De btw-aangifte bestaat dus om te zorgen dat je duidelijk kunt aangeven hoeveel btw jij ontvangen hebt van klanten. Bovendien zorgt de aangifte ervoor dat jij netjes geld terugkrijgt als dat nodig is.

Door de btw-aangifte:

• betaal je netjes belasting;
• voorkom je boetes of problemen met de Belastingdienst.

Wie moet btw-aangifte doen?

Alle ondernemers met btw-nummers moeten btw-aangifte doen. Zodra je je inschrijft bij de Kamer van Koophandel ontvang je jouw btw-id, omzetbelastingnummer en KvK-nummer.

Zelfs als je – bijvoorbeeld bij de start van je bedrijf – nog niks hebt verdiend of uitgegeven, doe je btw-aangifte. Dit noem je een nihilaangifte, waarin alles dus op €0 staat.

Alleen als je gebruik maakt van de Kleineondernemersregeling (KOR) doe je geen btw-aangifte.

Wanneer moet je btw-aangifte doen?

Je dient de btw-aangifte altijd op vaste momenten in. Meestal per kwartaal, maar in sommige gevallen per maand of jaar. Dit noem je een aangiftetijdvak. De Belastingdienst bepaalt welk aangiftetijdvak je aan moet houden. Dit is meestal gebaseerd op verwachte omzet. 

Aangiftetijdvakken: maand, kwartaal of jaar?

• Per kwartaal: Het meest gebruikelijk voor ZZP’ers en kleine ondernemers. Je doet dan 4x per jaar aangifte, namelijk op:
  
  • 30 april voor Kwartaal 1 (jan-mrt)
  • 31 juli voor Kwartaal 2 (apr-jun)
  • 31 oktober voor Kwartaal 3 (jul-sep)
  • 31 januari (van het nieuwe jaar) voor Kwartaal 4 (okt-dec)
• Per maand: Dit geldt vooral als je hoge omzetten draait of vaak te laat bent geweest met je btw-aangifte. Je voldoet dan uiterlijk iedere laatste dag van de volgende maand aan de aangifte en betaling.
• Per jaar: Alleen eventueel mogelijk als je erg lage omzetten draait. Hiervoor geldt een deadline van 1 april van het volgende jaar.

 De Belastingdienst bepaalt middels een (online) brief na je start welk aangiftetijdvak en welke deadlines jij voor je bedrijf aan moet houden.

Herinneringen en boetes

Als je de btw-aangifte niet op tijd indient, ontvang je doorgaans eerst een herinnering. Maar let op: te laat betalen of indienen kan boetes opleveren:

• Verzuimboete: als je de aangifte niet op tijd indient (€68).
• Betaalboete: als je de aangifte niet op tijd betaalt. Dit kost je een bepaald percentage van het verschuldigde btw-bedrag.
• Rente: betaal je te laat? Dan moet je op termijn mogelijk ook rente betalen.

Zorg dus altijd dat je de btw-aangifte op tijd regelt. Óók als je niets hoeft te betalen! Zo voorkom je extra kosten en gedoe.

Hoe doe je btw-aangifte? (stap-voor-stap-uitleg

Hoe je de btw-aangifte doet, hangt af van of je wel of geen boekhoudprogramma gebruikt. Met een boekhoudprogramma gaat het een stuk sneller dan zonder. Je hebt in ieder geval al je verkopen en inkopen op een rijtje nodig.

Btw-aangifte doen zonder boekhoudprogramma

Als je geen boekhoudprogramma gebruikt, moet je de administratie zelf bijhouden in Excel of op papier. Dit zorgt voor veel handmatig werk voor de btw-aangifte. Je moet namelijk:

1. Handmatig alle verkopen/verkoopfacturen checken en hier de btw-bedragen uithalen;
2. Handmatig de btw die je zelf hebt betaald aan zakelijke kosten op een rijtje zetten;
3. Eventueel zelf rekening houden met btw in het buitenland;
4. Via eHerkenning inloggen in het portaal van Mijn Belastingdienst;
5. Alle btw-bedragen invullen onder de juiste rubrieken;
6. Extra goed checken of je niets vergeet of verkeerd hebt gedaan, of laat dit doen door een boekhouder;
7. Handmatig de aangifte indienen.

Deze methode is erg ouderwets, omdat het veel tijd kost en erg foutgevoelig is.

Btw-aangifte doen met boekhoudprogramma

Met een boekhoudprogramma (zoals InformerOnline) dien je de btw-aangifte een stuk sneller en eenvoudiger in. Hiervoor volg je de volgende stappen:

1. Gedurende het kwartaal voer je alle verkopen en inkopen automatisch in;
2. Het programma rekent automatisch uit hoeveel btw je moet afdragen of terugkrijgen en zet dit klaar in je aangifteformulier;
3. Je verzendt de btw-aangifte met een druk op de knop rechtstreeks naar de Belastingdienst en betaalt deze eventueel direct via iDeal.

Dit scheelt je tijd, rekenwerk, fouten en dus boetes van- of problemen met de Belastingdienst. Bovendien kan je boekhouder meestal gratis meekijken en dus eenvoudiger en goedkoper checks doen.

Tips om de btw-aangifte makkelijker te maken

Als je net start met ondernemen kan de btw-aangifte wat overweldigend aanvoelen. Gelukkig kun je het met een paar slimme gewoonten een stuk makkelijker maken. Zo voorkom je stress en fouten.

1. Gebruik een boekhoudprogramma

Met een boekhoudprogramma kan je de btw-aangifte bijna volledig automatisch regelen. Hiervoor hoef je alleen maar netjes je bonnen en facturen bij te houden. 

• Het programma berekent zelf de btw-stand.
• De aangifte staat automatisch voor je klaar aan het eind van de periode.
• Je kunt de aangifte direct naar de Belastingdienst versturen.
• Je kunt eventueel af te dragen btw direct via iDeal betalen.

Wil je direct starten? Maak hier een proefaccount van 30 dagen aan. Als starter is het zelfs een jaar gratis!

2. Werk je administratie wekelijks bij

Door iedere week te zorgen dat je administratie up-to-date is, voorkom je stress voor de deadline. Wacht niet tot het laatste moment met:

• Verkoopfacturen maken en sturen;
• Bonnetjes en inkoopfacturen uploaden;
• Kosten onder de juiste categorie plaatsen.

Zo houd je rust en controle en is je btw-aangifte een kwestie van minuten.

3. Plan vaste momenten in je agenda

Blok iedere btw-periode een uurtje in je agenda, bijvoorbeeld een week voor de deadline. Hierin herinner je jezelf om even een goede check te doen of alles bijgewerkt is. Daardoor voorkom je tijdnood.

4. Doe een dubbel-check van je aangifte

Voor je op de verzendknop drukt, is het goed nog even wat zaken na te lopen. Zelf  of – als je extra zekerheid wilt – door een boekhouder. Loop dan deze vragen door:

• Klopt je omzet?
• Heb je alle kosten meegeteld?
• Zijn de btw-bedragen logisch?

Een kleine fout kan leiden tot onnodige boetes of correcties achteraf. Stel vragen en wees zeker van je btw-aangifte.

Samenvatting

Na dit hoofdstuk weet je alles over het doen van de btw-aangifte. Zo heb je geleerd:

• wat de btw-aangifte is en waarom deze bestaat
• wanneer je btw-aangifte moet doen
• wat er gebeurt als je niet of niet op tijd btw-aangifte doet
• dat btw-aangifte via een boekhoudprogramma erg eenvoudig is
• wat je moet doen om een zo vlot mogelijke btw-aangifte te doen