Wat is afschrijven en wanneer moet je dat doen?

Afschrijven: waarom, hoe en wanneer?

De kans dat je ooit een aankoop moet afschrijven als ondernemer is erg groot. Afschrijven klinkt als een moeilijke term, maar is in feite erg eenvoudig. In dit hoofdstuk leer je dat je afschrijft bij aankopen van €450 of duurder. Ook leer je hoe en waarom dit nodig is.

Wat is afschrijven en wanneer pas je het toe?

Doe jij een aankoop van meer dan €450 en ben je van plan de aankoop langer dan een jaar te gebruiken? Dan telt deze aankoop niet als gewone kosten, maar ga je hem afschrijven. Dit betekent dat je de kosten boekhoudkundig gezien niet in een keer ”opmaakt”, maar verdeelt over meerdere jaren.

Waarom schrijf je af?

• Je kosten worden verdeeld over de jaren waarin je de aankoop gebruikt, dat geeft een realistischer beeld van de winst
• Het voorkomt dat je in een jaar ineens een veel groter bedrag van je belastbare winst mag aftrekken
• De Belastingdienst eist dat bedrijfsmiddelen zoals deze worden afgeschreven

Bedrijfsmiddelen schrijf je af, verbruiksmaterialen niet

Bedrijfsmiddelen kun je afschrijven, verbruiksmaterialen niet. Een bedrijfsmiddel is iets dat:

• langer dan één jaar mee gaat
• en meer kost dan €450 excl. btw

Hierbij kun je denken aan laptops, mobiele telefoons, machines of bedrijfsauto’s.

Alle andere aankopen binnen een bedrijf noemen we verbruiksmiddelen. Deze moet je in één keer volledig als kosten opvoeren, en verdeel je dus niet over meerdere jaren. Denk hierbij aan pennen, papier, batterijen of computermuizen.

Hoeveel mag je per jaar afschrijven?

Bedrijfsmiddel aangeschaft en geconcludeerd dat je moet afschrijven? Dan is de volgende vraag: hoeveel mag ik afschrijven en in hoeveel jaar? Hiervoor gebruik je meestal de “lineaire methode”. 

De lineaire methode

Lineair afschrijven is de meest gebruikte methode. Je trekt hierbij ieder jaar hetzelfde bedrag af. Dit is de formule:

(Aanschafprijs - Restwaarde) / Levensduur = Jaarlijkse afschrijving

• Aanschafprijs: het bedrag dat je betaald hebt voor het bedrijfsmiddel (excl. btw)
• Restwaarde: wat het na de afschrijfperiode nog waard is. Maak hiervoor zelf een redelijke schatting, de Belastingdienst kijkt mee. Voorbeelden:
  
  • Laptop, meestal nog €200-€300
  • Bedrijfsauto, een paar duizend euro
  • Telefoon, €100-€200
• Levensduur: het aantal jaren dat je het gaat gebruiken. Ook voor de levensduur maak je een redelijke schatting. Voorbeelden:
  
  • Laptop, meestal 3-5 jaar
  • Bedrijfsauto, meestal 5-7 jaar
  • Telefoon, meestal 2-3 jaar

Let op: je mag het item natuurlijk langer gebruiken dan de jaren waarover je het afschrijft, maar het afschrijfschema kan niet worden aangepast.

Maximale afschrijvingspercentages

De Belastingdienst stelt grenzen aan hoeveel procent van het aankoopbedrag je per jaar mag afschrijven, namelijk:

• Max. 20% per jaar bij bedrijfsmiddelen
• Max. 10% per jaar bij goodwill (bij overnames komt dit voor)
• Max. tot aan de bodemwaarde bij een bedrijfspand (meer hierover later)

Langer doen over 20% mag altijd, maar je mag dus niet sneller bedrijfsmiddelen afschrijven dan dat.

Wat als je iets midden in het jaar koopt?

Koop je iets midden in het jaar? Dan mag je dat jaar alleen een deel afschrijven. Dit noemen we een deeljaarafschrijving. 

Bijvoorbeeld

Je koopt in oktober een laptop. Normaal schrijf je per jaar €200 af, maar omdat je de laptop dit jaar maar 3 maanden gebruikt, schrijf je €50 af. 

Deze berekening wordt automatisch voor je gemaakt in boekhoudpakketten.

Voorbeeldberekening van een afschrijving

Hoewel afschrijven en het berekenen van afschrijfschema’s in boekhoudpakketten volledig automatisch gaan, is het toch belangrijk te weten hoe de berekening werkt. Hieronder twee situaties + uitleg.

Voorbeeld 1: laptop van €1.000

• Aanschafprijs: €1.000
• Restwaarde: €0
• Levensduur: 5 jaar

Normale afschrijving:

In dit scenario koop je de laptop op 1 januari, en schrijf je deze af over 5 jaar.  De berekening is dan als volgt: 

(1.000 - 0) / 5 = €200 afschrijven per jaar.

Deeljaar-correctie:

In dit scenario koop je de laptop op 1 augustus, wat betekent dat je er dit jaar nog 5 maanden gebruik van maakt. Dan is de berekening zo:

200 / 12 x 5 = €83,33 afschrijven in het jaar van de aankoop.

In de 4 jaar daarna schrijf je gewoon €200 per jaar af.

Voorbeeld 2: machine van €30.000

• Aanschafprijs: €30.000
• Restwaarde: €5.000
• Levensduur: 10 jaar

Normale afschrijving:

In dit scenario koop je de machine op 1 januari, en schrijf je hem over 10 jaar. Dan ziet de berekening er als volgt uit:

(30.000 - 5.000) / 10 = €2.500 afschrijven per jaar.

Deeljaar-correctie

In dit scenario koop je de machine op 1 maart. Dat betekent dat je er 10 maanden gebruik van maakt in het aankoopjaar. De berekening:

2.500 / 12 * 10 = €2.083,33 afschrijven in het jaar van de aankoop.

In de 9 jaar daarna schrijf je gewoon €2.500 per jaar af.

Speciale regelingen in het afschrijven

Er zijn ook situaties waarin je je niet hoeft te houden aan de standaardregels van het afschrijven. Situaties waar je een belastingvoordeel kan uithalen bijvoorbeeld… 

De willekeurige afschrijving voor starters

Ben je net begonnen met ondernemen? Dan kun je potentieel gebruik maken van de willekeurige afschrijving. Dit betekent dat je voor een afschrijving helemaal zelf mag bepalen hoe lang je erover doet. 

Voordeel: heb je een hoge winst? Dan kun je beter een investering in een keer afschrijven, omdat je daardoor minder belasting over winst betaalt.

Maar let op, er gelden bepaalde regels om in aanmerking te komen voor de willekeurige afschrijving, namelijk:

• het is alleen toepasbaar op bepaalde bedrijfsmiddelen, check de lijst met bedrijfsmiddelen hier
• je moet recht hebben op startersaftrek, waarover je las in het hoofdstuk over Belastingen voor ZZP
• het mag alleen in de eerste 5 jaar dat je ondernemer bent

Vamil-regeling (investeren in het milieu)

Doe je een aankoop die onderdeel is van de milieulijst? Dan kun je gebruik maken van de Vamil-regeling. 

Voordeel: je mag het bedrijfsmiddel versneld of flexibel afschrijven. Hierdoor heb je sneller belastingvoordeel.

Hiervoor geldt de regel dat:

• het bedrijfsmiddel door de overheid erkend moet zijn als milieu-investering
• je de investering moet melden bij de RVO

Afschrijving van een bedrijfspand

We noemden hem al eerder bij de maximale afschrijfpercentages. Als jij een bedrijfspand bezit, gelden er ook speciale regels:

• je mag alleen het gebouw afschrijven, de grond eromheen niet
• er geldt altijd een bodemwaarde, je mag niet verder afschrijven dan de WOZ-waarde
• als het pand verhuurd is aan een andere partij, ligt de bodemwaarde op 50% van de WOZ-waarde

Met deze speciale regelingen kun je dus meer winst overhouden. Maar vraag voor de zekerheid altijd even advies bij een expert voordat je hiermee aan de slag gaat. 

Wat heb je als ondernemer nou aan afschrijven?

Afschrijven is niet alleen iets wat je moet doen van de Belastingdienst, je hebt er daadwerkelijk wat aan als ondernemer. Zie het principe afschrijven dan ook niet als een moeilijke taak, maar eerder als een kans. Het heeft de volgende positieve gevolgen:

Je belastbare winst wordt verlaagd

Maak jij €20.000 winst in een jaar, maar schrijf je voor €2.000 bedrijfsmiddelen af? Dan verlaag je de belastbare winst naar €18.000, waardoor je meer overhoudt!

Afschrijven helpt je een buffer opbouwen

Schrijf je ieder jaar €200 af op een laptop? Leg dan ook ieder jaar daadwerkelijk €200 opzij, zodat je later weer een buffertje hebt om een nieuwe laptop te kopen. Daarmee voorkom je onverwachte grote uitgaven.

Je profiteert nog meer van automatisch overzicht

Werk je met een boekhoudprogramma? Dan worden afschrijfschema’s automatisch bijgewerkt. Dit zorgt ervoor dat je altijd direct financieel inzicht hebt, bijvoorbeeld via de balans of winst- en verliesrekening.

Deze fouten wil je voorkomen

Gebruik je een boekhoudprogramma of volg je strak de regels, dan kan er in principe weinig misgaan met afschrijven. Toch is het goed deze fouten even door te lezen, zodat jij ze niet gaat maken.

Onjuiste levensduur of restwaarde

Sommige ondernemers denken te makkelijk over het inschatten van de levensduur of restwaarde. Dat kan nadelig uitpakken:

• Te korte levensduur: je schrijft te snel af, wat kan leiden tot problemen met de Belastingdienst
• Te lage restwaarde: je schrijft te veel af, ook dit kan problemen veroorzaken
• Te lange levensduur: je doet te lang over de afschrijving, waardoor je niet optimaal profiteert van het belastingvoordeel
• Te hoge restwaarde: je schrijft te weinig af, en loopt daardoor wederom belastingvoordeel mis

Een kleine tip: wees liever conservatief dan te optimistisch, maar check vooral met mensen in jouw branche wat hun ervaringen rond afschrijven zijn.

Grond of privé-vermogen mee afschrijven

Twee onderdelen die je nooit volledig mag afschrijven: grond en privé-vermogen. Hier is waarom:

• Grond: de waarde van grond valt niet in te schatten, net zoals de levensduur. Daarom mag grond nooit worden afgeschreven
• Privé-vermogen: een auto, telefoon, of laptop die je ook privé gebruikt, mag maar deels worden opgevoerd als zakelijke kosten

Deeljaarsafschrijving vergeten

Zoals je eerder las, als je iets midden in het jaar aanschaft, schrijf je niet het gehele jaar af. Doe je dat wel, ontstaan er fouten in je afschrijfschema en dus in de waarden op je financiële overzichten.

Bereken de deeljaarsafschrijving dus altijd naar het aantal maanden dat je de aankoop gebruikt in het eerste jaar.

Willekeurige afschrijving verkeerd toepassen

De willekeurige afschrijving geldt alleen voor starters en voor specifieke bedrijfsmiddelen. Toch boeken sommige ondernemers zomaar alles versneld af.

Het gevolg? Je loopt risico op naheffingen en boetes, en dat voorkom je altijd liever. Check dus altijd grondig of jij echt in aanmerking komt voor de willekeurige afschrijving.

Andere vragen + antwoorden over afschrijven

Wat is het verschil tussen lineair en willekeurig afschrijven?

• Lineair afschrijven = elk jaar hetzelfde bedrag afschrijven, verdeeld over de gebruiksduur (standaardmethode).

• Willekeurig afschrijven = je bepaalt zelf wanneer je hoeveel afschrijft (alleen toegestaan bij speciale regelingen, zoals voor starters of bij Vamil).

Lineair is verplicht, tenzij je mag en kiest voor willekeurige afschrijving.

Mag ik ineens afschrijven bij de start van mijn onderneming?

Alleen als je voldoet aan de voorwaarden voor willekeurige afschrijving voor starters. Dat betekent onder andere:

• je hebt recht op de startersaftrek
• het bedrijfsmiddel staat op de lijst van goedgekeurde investeringen
• je houdt je aan de regels voor gebruik en registratie

Voor alles buiten die regeling geldt: je moet lineair afschrijven over de verwachte levensduur.

Hoe vermeld ik afschrijvingen in mijn boekhoudsoftware?

De meeste boekhoudprogramma’s (InformerOnline) hebben een makkelijke functie voor afschrijving. Je voert in:

• Aanschafdatum
• Aanschafprijs
• Restwaarde
• Levensduur

Het programma berekent dan automatisch het jaarlijkse afschrijvingsbedrag, verwerkt dit in je winst-en-verliesrekening en andere overzichten. .

Wanneer “verlies” je de restwaarde?

Je “verliest” de restwaarde als:

• je het bedrijfsmiddel niet verkoopt of inruilt na afloop van de levensduur
• de marktwaarde lager is dan je ingeschatte restwaarde
• je het middel voortijdig afschrijft of afboekt (bijvoorbeeld door schade of diefstal)

Let op: als je aan het eind van de levensduur toch nog meer krijgt dan de restwaarde, moet je dat verschil boeken als extra opbrengst.

Samenvatting

Zo, nu weet je alles over afschrijven. Je kunt straks helemaal opdreunen:

• wanneer je een bedrijfsmiddel afschrijft
• waarom je een bedrijfsmiddel af moet schrijven
• dat je verbruiksmiddelen nooit afschrijft
• hoe je berekent hoeveel je per jaar afschrijft
• wat de speciale regelingen omtrent afschrijven zijn
• waarom afschrijven jou als ondernemer voordeel oplevert
• welke fouten jij vooral niet gaat maken ;)