Wat moet je doen als je een factuur vergeten bent in je btw-aangifte?

Factuur vergeten in de btw-aangifte, wat nu?

Iedere ondernemer maakt het wel eens mee. Je hebt netjes je btw-aangifte naar de Belastingdienst gestuurd en ineens kom je nog een factuur tegen die eigenlijk ook in die btw-aangifte thuishoort. Gelukkig is dit in de meeste gevallen goed op te lossen, zolang je weet wat je moet doen. In dit artikel leggen we uit wat de gevolgen zijn van een vergeten factuur én hoe je het netjes corrigeert.

Hoe erg is het als je een factuur vergeet?

Het antwoord is vrij simpel, namelijk niet heel erg. Er is geen reden voor paniek zolang je het maar netjes corrigeert. Er zijn 2 opties:

• Verkoopfactuur vergeten? Dan heb je te weinig btw afgedragen.
  
  
• Inkoopfactuur vergeten? Dan heb je te weinig btw teruggevraagd.

In beide gevallen geldt: je moet het corrigeren, en dan is er niks aan de hand. De Belastingdienst gaat ervan uit dat kleine ondernemers af en toe iets vergeten, het belangrijkste is dat je het herstelt zodra je de fout ontdekt.

Verkoopfactuur vergeten

Ben je vergeten een verkoopfactuur (uitgaande factuur) op te nemen in je aangifte? Dan heb je te weinig btw afgedragen. Dit kan op twee manieren worden opgelost:

1. Kleine bedragen? Corrigeer het in je volgende aangifte.
2. Grotere bedragen (meer dan €1.000 btw)? Dan moet je een suppletie-aangifte indienen.

Let op: hoe langer je wacht, hoe groter de kans op een naheffing of rente.

Wat is een suppletie-aangifte?

Een suppletie-aangifte is een speciale correctie die je indient bij de Belastingdienst als je te veel of te weinig btw hebt aangegeven in een eerder kwartaal of jaar.

Wanneer ben je verplicht om dit te doen?

• Als het verschil meer dan €1.000 aan btw bedraagt.

Wanneer mag je het gewoon corrigeren in je volgende btw-aangifte?

• Als het verschil onder de €1.000 btw ligt, dan is een correctie in de eerstvolgende aangifte voldoende.

Een suppletie kun je doen via je boekhoudprogramma of het portaal van de Belastingdienst.

Inkoopfactuur vergeten

Een inkoopfactuur vergeten? Geen probleem, dit betekent alleen dat je minder btw hebt teruggevraagd dan je mocht.

Gelukkig mag je de btw van een inkoopfactuur alsnog terugvragen in een volgende btw-aangifte. Je hoeft hiervoor géén suppletie in te dienen. Je hebt tot 5 jaar na het boekjaar waarin je de aankoop deed om dit recht te zetten

Veelgemaakte fouten waardoor je je factuur vergeet

Er zijn een paar klassieke fouten die startende ondernemers begaan bij het doen van de BTW-aangifte. Het is dus helemaal niet gek als dit je gebeurt, alleen blijft het natuurlijk beter om dit te voorkomen. Hieronder staan ze op een rijtje:

• Je hebt de bon of factuur bewaard, maar nog niet geboekt
• Je denkt dat een bonnetje zonder btw niet in je boekhouding hoeft
• Je vergeet de factuur omdat je boekhouding niet actueel genoeg is
• Je controleert je boekhouding niet voordat je je aangifte indient

Tip: zet een vaste ‘btw-check’ op je planning. Loop elk kwartaal voor de aangifte even door je openstaande bonnetjes, facturen en e-mails. Zo voorkom je verrassingen.

Tips om nooit meer een factuur te vergeten

• Werk je boekhouding regelmatig bij (wekelijks)
• Koppel je bank aan je boekhoudpakket voor automatische transacties
• Upload bonnen direct via je boekhoudapp
• Zet een terugkerende taak in je agenda: ‘check op vergeten facturen’
• Gebruik slimme software die je waarschuwt voor onvolledige aangiftes