Wat moet er verplicht op een factuur staan voor de Belastingdienst?

Wat moet er op een factuur staan?

Als ondernemer ben je verplicht facturen op te stellen als je een product of dienst verkoopt aan een andere zakelijke partij. Maar wat moet er precies op een factuur staan? En hoe voorkom je dat je fouten maakt bij het sturen van facturen?

Waarom een correcte factuur essentieel is.

Het opstellen van een correcte en professionele factuur is belangrijk voor iedere ondernemer en voor de Belastingdienst. De belangrijkste redenen voor het opstellen van een goede factuur:

• Het is een juridisch document en moet aan de wet voldoen
• Het dient als bewijs voor je administratie en belastingaangifte
• Het voorkomt fouten en problemen bij de btw-aangifte
• Het verkleint de kans op boetes of correcties door de Belastingdienst
• Het helpt bij een snelle en correcte betaling
• Een duidelijke, professionele factuur zorgt voor een goede indruk bij je klant

Een correcte factuur draagt dus bij aan een overzichtelijke administratie, een gezonde klantrelatie en de Belastingdienst te vriend houden.

Verplichte gegevens op een factuur: de Factuureisen

Als je een factuur verstuurt naar een klant, eist de Belastingdienst dat hier een aantal gegevens op vermeld worden. Dit noem je de factuureisen. De factuureisen zorgen ervoor dat je factuur rechtsgeldig is en voldoet aan de btw-regels. Dit moet er allemaal op een factuur staan.

1. Naam en adres van jouw bedrijf

Vermeld de volledige naam van je onderneming en het adres van waaruit je werkt. Een postbus is niet genoeg; het moet een fysiek adres zijn.

2. Naam en adres van de klant

Ook de gegevens van de klant aan wie je levert moeten compleet zijn: de (bedrijfs)naam en het adres.

3. Jouw btw-identificatienummer

Ook wel btw-id genoemd. Dit krijg je van de Belastingdienst nadat je bent ingeschreven bij de KvK. Je moet het nummer benoemen op iedere factuur waarop je btw rekent.

Let op! Dit is niet hetzelfde als je omzetbelastingnummer.

4. Jouw KvK-nummer

Ook wel het inschrijvingsnummer, dat je van de Kamer van Koophandel ontvangt na het inschrijven van je onderneming in het handelsregister.

5. Factuurnummer en factuurdatum

Je bent als ondernemer verplicht je facturen te nummeren. Iedere factuur moet een uniek en opeenvolgend factuurnummer hebben. Vermeld deze altijd op je facturen, net de datum waarop je de factuur stuurt.

6. Datum van levering of dienst

Dat is de datum waarop je het product aflevert bij de klant, of de dag waarop je de dienst uitvoert. Deze kan dus afwijken van de eerder genoemde factuurdatum.

7. Omschrijving van geleverde goederen of diensten

Beschrijf haarfijn wat voor product of dienst je hebt geleverd. Denk aan “5kg Royal Gala Appels”, en niet “Appels”. Of op het gebied van diensten, wél “3 uur Coaching op Locatie” en niét “Coaching”.

8. Bedrag excl. btw, btw-tarief en btw-bedrag

Ook alle btw-regels dien je te vermelden op een factuur. Eerst noem je het subtotaal, het bedrag zonder btw. Daarna het btw-tarief dat van toepassing is op jouw product of dienst en welk bedrag er dus aan btw bijkomt.

9. Totaalbedrag inclusief btw

Het laatste onderdeel op de factuur: het eindbedrag inclusief btw dat de klant aan jou moet betalen.

Aanbevolen aanvullende informatie op een factuur

Niet verplicht, wel handig als je sneller je geld wilt ontvangen en vragen wilt voorkomen. 

Betalingstermijn

Door aan te geven binnen wat de uiterste betaaldatum van de factuur is, zorg je ervoor dat je klant sneller betaalt. Doorgaans hanteer je een betaaltermijn van 15, 30 of 45 dagen. Je mag dit echter helemaal zelf bepalen.

Bankrekeningnummer (IBAN)

Mocht je vragen om betaling via een overschrijving, is het natuurlijk handig om te benoemen naar welk IBAN-nummer dit moet.

Contactgegevens

Een e-mailadres of telefoonnummer vermelden is handig voor het geval dat je klant vragen over de factuur of betaling heeft.

Algemene voorwaarden

Zeker bij grotere opdrachten of facturen is het slim algemene voorwaarden bij te voegen, zodat je hier altijd op kunt terugvallen bij vragen of problemen.

Speciale situaties en uitzonderingen op de factuureisen

In sommige situaties gelden er andere regels voor wat je op een factuur moet zetten. Hieronder vind je een aantal veelvoorkomende situaties.

Facturen onder de €100

Op facturen met een waarde van €100 of minder inclusief btw (vereenvoudigde factuur), hoef je minder gegevens te vermelden. Zo hoef je bijvoorbeeld geen naam en adres van de klant te noemen.

Facturen met btw-verlegd

In de bouw of bij het leveren van buitenlandse diensten kan het zijn dat je de btw verlegt. Dat houdt in dat de btw-plicht naar de afnemer verschuift. In dat geval zet je geen btw op je factuur.

Facturen naar het buitenland

Bij buitenlandse klanten gelden doorgaans andere btw-regels dan in Nederland. Vermeld op facturen naar het buitenland wel altijd het btw-id van de klant en controleer zelf of je wel of geen btw moet rekenen.

Facturen onder de Kleineondernemersregeling (KOR)

Als je gebruik maakt van de KOR, ben je vrijgesteld van het doen van btw-aangifte. Je hoeft dan ook geen btw op je facturen te zetten. Vermeld in plaats daarvan “Vrijgesteld van btw wegens KOR”.

Veelgemaakte fouten op facturen en hoe je ze voorkomt

Om boetes en vertragingen te voorkomen, is het belangrijk deze fouten niet te maken.

Ontbrekende verplichte gegevens

Controleer altijd of de factuureisen allemaal aanwezig zijn op je factuur voordat je deze verstuurt.

Onjuiste of dubbele factuurnummers

Zorg voor een logische volgorde in je factuurnummers. Bijvoorbeeld 2025-0001, 2025-0002, enzovoort. Sla hierin geen nummers over!

Verkeerde btw-tarieven toepassen

Check altijd goed welk btw-tarief van toepassing is op jouw product of dienst (21%, 9% of 0%). Bij twijfel, raadpleeg de website van de Belastingdienst of vraag het iemand met meer boekhoudkennis.

Fouten in facturen voorkomen

Als je complete verkoopfacturen zonder fouten wilt versturen, is het aan te raden geen gebruik te maken van programma’s als Canva, Word of Excel. Hierin maak je snel een typfout of kan het zijn dat je een onderdeel vergeet. Maak vooral wel gebruik van gespecialiseerde boekhoud- of factuurprogramma’s. Hierin worden de factuureisen automatisch meegenomen en maak je dus een stuk minder snel een fout.

Voorbeeld van een correcte factuur

In de afbeelding vind je een factuur zoals die eruit hoort te zien.

Facturen zonder fouten zoals deze maak je eenvoudig in boekhoudprogramma’s zoals InformerOnline. Toch zelf aan de slag met een sjabloon? Download het bestand hier.

Voordelen van factureren met een boekhoudpakket

Factureer je met een boekhoudpakket zoals InformerOnline? Dan zorgt dat voor veel voordelen, namelijk:

• Factuureisen zijn automatisch ingebouwd
• Facturen voldoen altijd aan de regels van de Belastingdienst
• Je kunt facturen volledig aanpassen aan je eigen huisstijl:
  
  • Upload je logo
  • Kies je eigen kleuren en lettertypes
• Voeg eenvoudig een betaallink of QR-code toe voor snelle betaling
• Gebruik strakke, professionele templates
• Houd overzicht: zie precies welke facturen betaald zijn en welke niet
• Verstuur herinneringen of aanmaningen met een paar klikken

Veelgestelde vragen over factureren

Is een handtekening verplicht op een factuur?

Nee, een handtekening is niet verplicht. Deze kun je bij zowel fysieke als digitale facturen weglaten.

Hoe lang moet ik een factuur bewaren?

Je moet facturen – en alle andere onderdelen van je administratie – minstens 7 jaar bewaren van de Belastingdienst. Dit noem je de bewaarplicht. Je mag facturen zowel digitaal als fysiek opslaan.

Wat als ik na verzending een fout ontdek? 

Om een factuur te corrigeren, maak en stuur je een creditfactuur. Daarop krijg je het bedrag als het ware weer terug. Daarna maak je eventueel een nieuwe correcte factuur aan.

Samenvatting

Na het lezen van dit hoofdstuk weet je alles over:

• waarom een correcte factuur essentieel is
• wat er op een factuur moet staan volgens de factuureisen
• welke informatie ook nuttig is te vermelden
• waarom een boekhoudpakket handig is om facturen te maken
• wanneer er uitzonderingen op de factuureisen gelden
• welke fouten je kunt maken en hoe je die voorkomt
• hoe een factuur er in het echt uitziet

‍