Hoe boek je een zakelijke aankoop die je privé hebt betaald?

Zakelijke aankoop privé betaald – wat nu?

Het is een veelvoorkomend probleem, zeker bij startende ondernemers; je doet een aankoop voor je onderneming, maar betaalt het (per ongeluk) met je privé rekening. Geen reden voor paniek, maar je moet wel weten hoe je dit op een correcte manier verwerkt in je boekhouding.

In dit hoofdstuk leggen we uit: 

• Wat we bedoelen met een zakelijke aankoop die privé betaald wordt
• Op welke manier je dit moet verwerken in je boekhouding
• Veelgemaakte fouten en tips om het in de toekomst te voorkomen

Wat bedoelen we met een zakelijke aankoop die privé betaald wordt?

Een zakelijke aankoop die privé is betaald betekent dat je een aankoop hebt gedaan voor je onderneming, maar de betaling hebt gedaan met je privé rekening in plaats van dat je de betaling met je zakelijke rekening hebt gedaan.

Voorbeeld: Je koopt een laptop voor je onderneming in de Apple Store in Amsterdam. Deze aankoop is zakelijk, maar je hebt de laptop afgerekend met je privé pas.

Let op: Dit betreft dus een zakelijke aankoop op een privé rekening. Mocht je dit andersom hebben gedaan, een privé aankoop met je zakelijke rekening, dan gelden er weer andere regels.

Mag je privé betaalde zakelijke kosten opvoeren in de boekhouding?

Het korte antwoord hierop is: Ja, dat mag. Zolang het een zakelijke uitgave is, mag je privé betaalde zakelijke kosten opvoeren in de boekhouding. Echter gelden hier wel een paar voorwaarden aan: 

• De aankoop moet zakelijk zijn
• Je moet een bon of factuur hebben (in het beste geval op naam van je onderneming)
• De betaling moet te herleiden zijn naar jou, dit kan dus via jouw privé rekening

Let op: zonder factuur of bon mag je geen btw terugvragen.

‍Hoe verwerk je dit in je boekhouding?

Het verwerken van privé betaalde maar zakelijke aankopen gaat als volgt:

Stap 1: Verwerk de bon of factuur als een normale, zakelijke kostenpost

Boek de aankoop op juiste grootboekrekening. Vergeet niet het btw-bedrag in te vullen, indien dit niet al is gedaan.

Stap 2: Verwerk de betaling handmatig via een memoriaalboeking

De betaling is gedaan met je privé rekening (deze rekening is niet gekoppeld met je boekhoudsysteem), wat ervoor zorgt dat je handmatig een memoriaalboeking* moet doen. In deze boeking geef je aan dat de betaling niet via de zakelijke rekening is gegaan, maar via de privé rekening. Gebruik als tegenrekening de categorie ‘Privé-storting’. Zo heb je alsnog je boeking netjes verwerkt.

Memoriaalboeking*: een memoriaalboeking is een handmatige boeking die wordt gebruikt om bijzondere situaties alsnog correct in je administratie te zetten.

Veelgemaakte fouten bij privé betaalde zakelijke kosten

Hieronder vind je een lijstje met veelgemaakte fouten bij zakelijke kosten die privé betaald zijn. Dusss… Doe deze fouten niet na en haal je les eruit ;).

• Geen factuur of bon bij de betaling hebben

Zonder factuur of bon kan je de uitgave niet onderbouwen en kan je dus geen btw terugvragen.

• Privé uitgaven onterecht als zakelijke uitgave boeken

Zorg dat je goed het verschil weet tussen privé en zakelijke uitgaven, een lunch met vrienden op woensdagmiddag is geen zakelijke lunch, helaas ;). 

• Btw aftrekken wanneer dit niet mag

Als de bon of factuur aan de btw-eisen voldoet & het voor zakelijke doeleinden is mag je de btw terugvragen.

• Te laat boeken

Omdat het een speciale boeking is, wordt die vaak uitgesteld. Dit kan ervoor zorgen dat de aangifteperiode voorbij is, en dan wordt het nog ingewikkelder.

• De boeking koppelen aan de verkeerde bankrekening

Als de transactie privé is betaald, moet je de transactie logischerwijs niet aan je zakelijke rekening koppelen.

• De betaling niet registreren omdat die privé betaald is

Als je de betaling niet registreert, dan lijkt het alsof je bedrijf iets niet betaald heeft. Dit is boekhoudkundig onjuist en je kan de btw dan uiteraard ook niet terugkrijgen.‍

Tips om dit in de toekomst te voorkomen

Voorkomen is altijd beter dan oplossen, ook in dit geval. Hoe voorkom je privé betaalde, zakelijke kosten? Hieronder wat tips:

• Open een zakelijke rekening en gebruik deze rekening altijd voor zakelijke aankopen.
• Zorg dat je altijd je zakelijke pinpas of creditcard bij je hebt, op deze manier kan je altijd en overal de keuze maken tussen je zakelijke en privépas. Een goede tip is om al je passen toe te voegen in je wallet op je telefoon, ook je zakelijke pas!
• Koppel je zakelijke bankrekening aan je boekhoudprogramma, op deze manier worden je transacties automatisch geïmporteerd in de software.
• Bewaar je bonnen en facturen gelijk, door ze bijvoorbeeld in te scannen met je mobiele app van je boekhoudprogramma.
• Plan een vast moment in om je boekhouding bij te werken, op deze manier voorkom je fouten en achterstanden.
• Maak alleen privé betaalde, zakelijke kosten bij uitzondering. Maak hier geen gewoonte van en als het wel gebeurt, boek het dan gelijk juist via het memoriaal.

Tip: Heb je meerdere zakelijke bonnen privé betaald? Boek ze dan samen in één memoriaalboeking. En om het nog eenvoudiger te maken, doe dan ook één terugbetaling naar je privé rekening. Dit zorgt voor meer overzicht en minder werk.

En andersom? Privé aankoop zakelijk betaald?

Per ongeluk de privé-boodschappen afgerekend met je zakelijke pinpas? Of benzine betaald voor je privé-auto? No worries. Dit gebeurt iedere ondernemer wel eens.

Het belangrijkste is dat je het netjes oplost in de boekhouding.

Wat moet je doen?

Een privé-uitgave doen vanaf je zakelijke rekening los je eenvoudig op. Je boekt deze uitgave namelijk als “Privé-opname”. 

• Je boekt het niet als zakelijke kosten
• Je mag er geen btw over aftrekken
• Je mag het bedrag niet meerekenen in je winstberekening

‍Voorbeeld privé aankoop zakelijk betaald

Je gaat boodschappen doen en pint per ongeluk met je zakelijke pas.

1. Je hebt €50 aan privé-boodschappen zakelijk betaald
2. Dat telt niet als zakelijke aankoop
3. Je uploadt de bon en geeft aan dat het om een privé-opname gaat
4. Je rekent de btw niet mee
5. Je stort eventueel €50 van je privé-rekening naar je zakelijke rekening

Zo los je het stap voor stap op in je boekhoudprogramma

1. Upload het bonnetje in je boekhoudpakket
2. Geef bij het bonnetje aan dat het om een privé-opname (ook wel onttrekking) gaat
3. Koppel de betaling aan de bon (vaak automatisch)
4. (Optioneel) Stort het bedrag terug op je zakelijke rekening om het saldo kloppend te houden

Veelgemaakte fouten in deze situatie en ze voorkomen

• De betaling niet corrigeren‍

Als je de betaling laat staan als zakelijke uitgave, lijkt je winst lager dan hij is feite is. Daardoor betaal je onterecht minder belasting, wat kan leiden tot vragen van de Belastingdienst.

• De betaling als zakelijke kosten opvoeren‍

In dit geval trek je ten onrechte btw af, waardoor je aangifte niet meer klopt en je financiële overzicht verstoord raakt.

‍

Boek dus altijd netjes de uitgave als privé-opname. Zo weet je zeker dat je geen fouten maakt en voorkom je problemen.