Hoe verwerk je het betalen van een factuur in je boekhouding?

Een factuur betalen in 5 stappen: zo doe je het op de goede manier

Op het moment dat je een bestelling doet bij een leverancier, ontvang je meestal een inkoopfactuur. Het betalen van deze factuur is geen hogere wiskunde, maar het is wel belangrijk een aantal zaken in gedachten te houden. Loop daarom altijd langs deze 5 stappen en veelvoorkomende fouten om je inkomende factuur netjes te betalen.

Stap 1: Ontvang en controleer de factuur

Het is belangrijk dat je een inkoopfactuur goed controleert voordat je deze betaalt. Zo weet je zeker dat je geen fouten maakt en niet per ongeluk een factuur betaalt die niet klopt. Dit is met name van belang voor je btw-aangifte.

Een waterdichte check bestaat uit twee elementen:

Controle op complete informatie

Facturen moeten voldoen aan bepaalde eisen van de Belastingdienst. Check daarom altijd of de volgende gegevens erop staan:

• Naam en adresgegevens van het bedrijf dat jou de factuur stuurt
• Een uniek factuurnummer
• Factuurdatum
• Een IBAN-nummer waar het geld heen moet
• Het btw-nummer van het bedrijf dat jou de factuur stuurt
• Een betalingstermijn (bijv. “binnen 30 dagen”)
• Eventueel een projectnaam of referentie

Mis je een van de bovenstaande gegevens of twijfel je over de correctheid? Neem dan altijd eerst even contact op met je leverancier voor je betaalt.

Bedrag controleren inclusief btw

Kloppen alle gegevens? Dan is het ook cruciaal dat je het te betalen bedrag en de bijbehorende btw controleert. Check dan of de volgende onderdelen voldoen aan de afspraken:

• De geleverde goederen of diensten
• De prijs per stuk/dienst
• Btw-tarieven (0%, 9% of 21%?)
• Totaalbedrag inclusief btw

Btw terugvragen mag alleen als de inkoopfactuur correct is opgesteld. Een goede controle is dus niet alleen handig voor je boekhouding, maar zorgt er ook voor dat jij eventueel geld terug krijgt bij de btw-aangifte.

Stap 2: Kies een betaalmethode

De factuur klopt helemaal! Dan is het tijd om te betalen. Dit kan op verschillende manieren. Doorgaans staat de gewenste betaalmethode op de factuur, soms kun je zelf kiezen hoe te betalen. 

Dit zijn de meest voorkomende betalingsmethoden:

Bankoverschrijving

De meest traditionele manier van betalen. Als je een bankoverschrijving doet, moet je op de volgende zaken letten:

• Het IBAN-nummer en de naam van ontvanger moet precies goed zijn
• Zet het factuurnummer of betalingsreferentie altijd in de omschrijving

Internationale bankoverschrijvingen

Op het moment dat je een overschrijving naar een ander land doet, heb je meestal ook een BIC-nummer nodig. Het BIC-nummer van de bank van de ontvanger kun je eenvoudig online vinden.

Automatische incasso (SEPA)

Bij een SEPA-incasso geef je de leverancier toestemming om het bedrag automatisch af te schrijven van je rekening. Dit is handig, omdat:

• Je hoeft niet iedere maand handmatig vaste kosten over te maken
• Je hoeft geen deadlines voor betalingen te onthouden
• Je maakt geen fouten bij de betaling

Zorg natuurlijk wel altijd dat er genoeg geld op de rekening staat op de dag van de incasso.

Om een SEPA-incasso in gang te zetten onderteken je eenmalig een machtiging, maar daarna kun je incasso’s altijd weer intrekken via je bank.

iDeal- of betaallink via mail

Bij sommige facturen wordt een iDeal link of andere betaallink meegestuurd, zodat je direct kunt betalen. Een beetje net zoals een internetbestelling. De voordelen hiervan zijn:

• Je hoeft geen IBAN in te vullen
• Je regelt de betaling direct
• De ontvanger ziet de betaling vaak direct binnenkomen

Belangrijk: check altijd of zo’n link niet afkomstig is van een onbekende verzender. Vertrouw je het niet? Bel je leverancier!

QR-code betaling (mobiel)

Op steeds meer facturen vind je een QR-code. Deze kun je direct scannen met de bankapp op je telefoon, waardoor je telefoon alle betaalgegevens automatisch zelf invult. Dit zorgt voor:

• Snelle en foutloze betalingen
• Minder typwerk bij betalingen
• Extra gemak als je veel met je mobiel werkt

Ook hier geldt weer: check altijd goed of alle gegevens kloppen.

Stap 3: De (wettelijke) betaaltermijn

Iedere factuur die je ontvangt heeft een betalingstermijn. Deze termijn is wettelijk vastgesteld, of samen afgesproken.

Wettelijke termijn: 30 dagen

De standaard wettelijke betaaltermijn van een factuur is 30 dagen na de factuurdatum, tenzij je iets anders afspreekt met de leverancier, of er duidelijk een andere termijn op de factuur staat.

Voorbeeld

Je ontvangt een factuur op 1 juni. Deze moet je dan uiterlijk 1 juli betalen, tenzij er op de factuur staat “Betaling binnen 14 dagen” en je hiermee akkoord bent gegaan.

Let op: betaal je de factuur te laat? Dan kan de leverancier extra herinneringskosten of incassokosten in rekening brengen.

Zelf termijnen aanpassen in je algemene voorwaarden

Voor je verkoopfacturen kun je als leverancier of dienstverlener zelf bepalen welke betalingstermijn je hanteert. Bijvoorbeeld 7 of 14 dagen. In dat geval moet je er wel voor zorgen dat:

• Je de termijn duidelijk vermeldt op je facturen
• Het duidelijk opneemt in je algemene voorwaarden
• Je klant bij het aangaan van de samenwerking akkoord is gegaan met de algemene voorwaarden

Let op: als je met grote bedrijven of de overheid werkt, mogen zij je vaak geen langere termijn van 60 dagen opleggen. Alleen als dit écht nodig is en jij ermee instemt, kan het langer. In sommige gevallen geldt een maximum van 30 dagen.

Stap 4: Bevestiging en bewijs bewaren

Je hebt de factuur netjes betaald voor de uiterste betaaldatum, maar dan ben je nog niet helemaal klaar. Het is namelijk belangrijk om de betaling goed vast te leggen. Hiermee voorkom je misverstanden en problemen, en blijft je administratie compleet.

Bewaar je bewijs: online overzicht of screenshot

Als je het bedrag hebt overgemaakt, wil je daar bewijs van kunnen laten zien. Dit kun je doen op verschillende manieren:

• Een PDF downloaden of screenshot maken van de betaling (offline en handmatig)
• De betaling automatisch inladen en koppelen aan een factuur in je boekhoudprogramma (online en automatisch)

Door de betaling samen met de factuur te bewaren, kun je deze altijd netjes laten zien aan de Belastingdienst.

Controleer of de betaling is verwerkt

Check altijd even of de betaling netjes is aangekomen bij de leverancier. Dit kun je doen door:

• in je bankomgeving te checken of er “verwerkt” bij de transactie staat
• in je boekhoudprogramma te checken of de betaling is ingeladen
• aan je leverancier te vragen of zij het bedrag al hebben ontvangen

Meestal duurt het verwerken van een betaling maximaal een dag. Duurt het langer? Check dan het IBAN nummer of de betalingsreferentie.

(Per ongeluk) te laat betaald?

Te laat betalen kan natuurlijk gebeuren, maar het is wel belangrijk actie te ondernemen als je erachter komt. Zo voorkom je hoge aanmaningskosten en relatieschade. Onderneem de volgende stappen:

• Betaal zo snel mogelijk
• Neem contact op met de leverancier en leg uit wat er gebeurd is
• Check of er extra kosten in rekening zijn gebracht

Leveranciers met wie je een goede zakenrelatie hebt zullen over het algemeen soepel omgaan met een verlate betaling. Zolang je duidelijk communiceert. 

Wacht je zelf nog op een betaling? Stuur je klant dan een vriendelijke herinnering voordat je overgaat tot strengere aanmaningen of incasso’s.

Stap 5: Verwerking in je boekhouding

De inkoopfactuur is netjes op tijd betaald en nu ook bevestigd. Goed nieuws, want nu ben je bijna klaar. De laatste stap is het verwerken van je factuur in de boekhouding, zodat:

• je een duidelijk overzicht van je uitgaven
• je btw-aangifte straks correct is
• je een complete administratie hebt

Hoe je de factuur verwerkt, hangt af van of je handmatig boekt of met een automatisch boekhoudprogramma werkt.

Factuur en betaling boeken zonder boekhoudprogramma

Als je zonder boekhoudprogramma werkt, dus bijvoorbeeld in Excel of met een administratie op papier, moet je de uitgave handmatig registreren. Schrijf dan de volgende zaken op:

• Factuurnummer
• Naam leverancier
• Betaald bedrag
• Datum van betaling
• Wat je gekocht hebt
• Btw-bedrag

Deze info moet terug te vinden zijn bij de originele factuur en betaling, zodat je precies weet en kunt laten zien om welke aankoop het ging.

Factuur en betaling boeken met boekhoudprogramma

Werk je met een boekhoudprogramma? Dan verloopt het boeken van de factuur en betaling grotendeels automatisch. Zo gaat dat in het boekhoudprogramma Informer:

1. Je uploadt de inkoopfactuur in je administratie
2. Het programma laadt automatisch de betalingen van je rekening in
3. Het programma koppelt de betaling aan de bijbehorende factuur

In sommige gevallen moet je zelf nog even bevestigen op welke categorie de factuur geboekt wordt, maar je bent dus een stuk minder tijd kwijt aan het boeken van kosten.

Veelgemaakte fouten vermijden

Volg je de bovenstaande stappen netjes bij het betalen van je facturen? Dan kan er in principe weinig fout gaan. Maar voor de zekerheid, hierbij nog wat veelgemaakte fouten om te voorkomen.

Fout in IBAN of betalingsreferentie

Een veel voorkomende fout bij het betalen van facturen is het verkeerd overnemen van een IBAN-nummer of het vergeten van een betalingsreferentie.

• Verkeerd IBAN-nummer: zorgt ervoor dat de betaling bij de verkeerde persoon, of zelfs helemaal niet aankomt
• Vergeten referentie (of factuurnummer): zorgt ervoor dat de leverancier de betaling niet kan koppelen aan de juiste betaling, waardoor je onterecht een herinnering krijgt.

Voorkom dit door te werken met een boekhoudprogramma, of de nummers goed te kopiëren vanuit het originele bestand.

Te laat betalen = extra kosten

Als je een factuur niet of te laat betaalt loop je risico op:

• Herinnerings- of aanmaningskosten
• Wettelijke handelsrente
• Incassokosten (als je het heel bont maakt)
• Een beschadigde relatie met je leverancier

Ook dit voorkom je door de automatische overzichten van facturen in je boekhoudprogramma.

Geen betaalbewijs opslaan

Soms krijg je maanden later een vraag over een oude betaling. Als je dan geen betaalbewijs hebt opgeslagen, sta je met lege handen. Ook bij een controle door de Belastingdienst moet je kunnen aantonen wanneer je een factuur hebt betaald.

Voorkomen? Je raadt het al… In boekhoudsoftware worden betaling en factuur direct gekoppeld.

Samenvatting

Na het lezen van dit hoofdstuk weet je alles over het betalen van inkoopfacturen, zo weet je:

• welke 5 stappen je moet volgen om de betaling zonder problemen te voldoen
• dat je altijd goede checks op nummers en referenties moet doen
• hoe betaaltermijnen werken en wat er gebeurt als je te laat betaalt
• dat je het best een boekhoudprogramma kunt gebruiken om fouten te vermijden