Wat is een factuur en wanneer moet je er een maken?

Wat is een factuur?

Een factuur, je hebt er vast weleens van gehoord maar uhm… Wat is het precies en wat moet hierop staan? In dit hoofdstuk scheppen we hier duidelijkheid over. 

Een factuur kan je zien als een betalingsverzoek aan een klant. Een factuur is een officieel document, dit is dus niet hetzelfde als een tikkie. Aan een factuur zitten namelijk eisen die ervoor zorgen dat de factuur compleet is. In principe vertelt een factuur je klant wie, wat, hoeveel, wanneer en waar. In dit hoofdstuk vind je alles wat er wettelijk verplicht op een factuur moet staan. Zie hieronder een voorbeeld van een factuur:

‍

Doelen van een factuur

Er werd net al eventjes kort benoemd dat een factuur een officieel document is en dit kan je dus niet vergelijken met een tikkie. Hieronder worden de doelen van een factuur toegelicht.‍

Juridisch bewijs

Een factuur is meer dan een simpele rekening of betaalverzoek. Een factuur is namelijk juridisch bewijs, hierin wordt duidelijk wat er aan wie geleverd is en wie hiervoor moet betalen. Mocht hier onenigheid over ontstaan, geldt de factuur als leidraad en kun je hiermee aantonen wat er is afgesproken.

De basis van je boekhouding

Om je boekhouding compleet en correct te maken, is een factuur onmisbaar. Je hebt dit namelijk nodig om;

• Je omzet bij te houden
• Je btw-aangifte correct te versturen
• Altijd kunnen aantonen wat je hebt verdiend en geleverd

Zonder facturen klopt je boekhouding niet. Zonder een kloppende boekhouding klopt je btw-aangifte niet. Zonder een kloppende btw-aangifte loop je geld mis + loop je risico’s op boetes van de Belastingdienst.

Debiteurenbeheer

Een factuur helpt met overzicht houden en grip hebben op je cashflow. Zo weet je;

• Wie jou nog moet betalen (debiteuren)
• Hoeveel geld er onderweg is
• Wanneer je de volgende stap moet zetten in het debiteurenbeheer bij facturen waarbij de betalingstermijn is verlopen (herinnering sturen, bellen etc.)

Verschillende soorten facturen

Nu je bekend bent met wat een factuur is en waarvoor het dient, is het tijd om de verschillende soorten facturen te bekijken. Het is namelijk erg belangrijk om de verschillen goed te weten. 

Verkoopfactuur vs. inkoopfactuur 

Een verkoopfactuur is een factuur die je verstuurt naar de klant.

Een inkoopfactuur is een factuur die je ontvangt van een leverancier.

Beide facturen zijn cruciaal voor een correcte boekhouding.

Pro forma factuur

Een pro forma factuur, wat is dat? Dit is geen officiële factuur, het is een document dat je opstuurt naar de klant voordat de echte levering plaats heeft gevonden. Het dient bijvoorbeeld om een prijsopgave van tevoren aan de klant te laten zien, er zit nooit een betaalverplichting aan vast. 

Maar uhmm… is dit niet gewoon een offerte? Nee, maar we snappen de verwarring.

Een offerte is een vrijblijvend voorstel (incl. prijs) aan de klant. Bij een offerte is er geen verplichting voor beide partijen. Een offerte zou bij wijze van spreken ook een Whatsapp-berichtje kunnen zijn, ook al raden we dit niet aan.

Een pro forma factuur lijkt op een echte factuur, maar is dat officieel nog niet. Je kan het zien als een prijsvoorstel in de lay-out van een factuur. Een pro forma factuur kan handig zijn als je klant een document nodig heeft voor import, een betaling vooraf of goedkeuring.

Periodieke factuur 

Mocht je maandelijkse diensten/ producten of abonnementen leveren, kan je periodieke facturen versturen. Een periodieke factuur is een factuur die een bepaalde periode elke keer terugkeert, waardoor het mogelijk is om dit te automatiseren.

Factuur vs. betalingsbewijs

Een factuur is een officieel betalingsverzoek, echter kan je hier niet op zien of de klant ook betaald heeft. Zodra de klant de betaling heeft voldaan, kan je dit zien op je bank tussen je bankafschriften. Het is dus zaak om naast je facturen, ook je bankafschriften in de gaten te houden. Deze 2 elementen zijn namelijk essentieel voor een correcte boekhouding.

Elektronisch factureren

Handmatig een factuur opstellen is verleden tijd… Tegenwoordig kun je je facturen opmaken en versturen vanuit boekhoudsoftware zoals InformerOnline of Exact. Je maakt binnen een paar klikken een keurige factuur die aan de regels van de Belastingdienst voldoet. Vervolgens verstuur je deze via de mail en staat de factuur gelijk correct in je boekhouding.

Voordelen boekhoudprogramma’s 

Het online factureren via een boekhoudprogramma biedt vele voordelen, zoals:

• Je kan een betaallink toevoegen
• Een factuur opmaken & versturen kost maar een paar klikken
• Alle facturen staan in één overzicht
• Robots kunnen facturen en transacties aan elkaar koppelen en boeken

Online factureren bespaart tijd en draagt bij aan sneller betaald krijgen.

Veelgestelde vragen over facturen

Wanneer stuur je een factuur?

Normaliter verstuur je een factuur zodra je je product of dienst hebt geleverd. Er bestaan ook uitzonderingen waarbij je van tevoren factureert, bijvoorbeeld bij grote opdrachten waar de prijs al vaststaat.

Heb je altijd een factuur nodig?

Het korte antwoord is: ja. Als ondernemer moet je altijd je omzet kunnen onderbouwen en je btw kunnen aangeven.

Kan een pro forma factuur als echte factuur?

Nee. Een pro forma factuur is geen officieel document en is dus ook geen juridisch bewijs. Je klant is dus ook niet verplicht te betalen als hij/zij een pro forma factuur ontvangt.