Wat is een rekeningschema en hoe gebruik je het in je boekhouding?

Wat is een rekeningschema?

Een rekeningschema - ook wel de grootboekindeling of boekhoudstructuur genoemd - vormt de basis van je boekhouding. Het is een overzicht van alle grootboekrekeningen - ook wel categorieën genoemd - die je gebruikt om inkomsten, uitgaven, bezittingen en schulden te registreren. Denk aan rekeningen voor je kas, bankrekening, omzet of kosten zoals reiskosten of marketing, en schulden zoals crediteuren.

Waarom is een rekeningschema belangrijk?

• Het zorgt voor structuur en overzicht in je administratie.
• Je weet precies waar je elke transactie moet boeken, consistentie is key.
• Je kunt makkelijker rapportages maken, zoals de balans en winst- en verliesrekening.
• Het voorkomt fouten: je gebruikt altijd dezelfde categorieën.

Een correct rekeningschema zorgt ervoor dat je boekhouding gestructureerd, compleet en consistent blijft. Of je nu net begint als startende ondernemer of al een tijdje bezig bent, een rekeningschema bespaart je tijd, verwarring en hoofdpijn.

Hoe ziet een rekeningschema eruit?

Een rekeningschema bestaat uit een lijst van rekeningen die elk een nummer en een omschrijving hebben. Theoretisch zijn hier geen vaste regels voor, dus in principe zou dit bij iedereen kunnen verschillen. In de praktijk wordt er vaak gebruik gemaakt van een logische structuur, die je ook ziet terugkomen in boekhoudprogramma's. Deze nummers hebben een logische structuur, en zijn dus niet random gekozen.

Opbouw van een rekeningschema

Een standaard structuur verdeelt de rekeningen in hoofdcategorieën. Zie hieronder een voorbeeld:

Het voordeel van deze structuur is dat je boekhoudsoftware of boekhouder je gegevens makkelijk kan verwerken in financiële overzichten, het zorgt voor de duidelijkheid en overzicht in de basisstructuur van je boekhouding.

Koppeling rekeningschema met balans en winst- en verliesrekening

Je rekeningschema zorgt ervoor dat de balans en winst- en verliesrekening opgesteld kunnen worden. Het vormt dus de basis.

• De balans: gebruikt de rekeningen uit de 1000- en 2000-reeks.
• De winst- en verliesrekening: gebruikt vooral de 4000- en 5000-reeksen.

Mocht je uitgaven of inkomsten boeken op deze rekeningen, kun je automatisch zien hoe je bedrijf er financieel voor staat.

Wat is een standaard rekeningschema?

Een standaard rekeningschema is een selectie van grootboekrekeningen die veel voorkomt in boekhoudsoftware voor ondernemers, zoals InformerOnline, Moneybird en e-Boekhouden.nl. Deze schema’s zijn meestal al helemaal ingedeeld per categorie (activa, passiva, omzet, kosten), zodat je direct overzicht hebt. Het voordeel hiervan is dat je niet alles zelf hoeft in te stellen, alleen nog op de juiste manier gebruik van maken.

Voorbeeld van een basisindeling 

Hieronder zie je een voorbeeld van een standaard rekeningschema. In het voorbeeld staan de meest gebruikte categorieën en nummerreeksen inclusief voorbeelden. Deze indeling wordt vaak gebruikt in boekhoudprogramma’s

Wat is RGS (Referentie GrootboekSchema)?

Fun fact: In Nederland is het RGS (Referentie GrootboekSchema) een standaard dat veel wordt toegepast. Het RGS is een landelijke set van rekeningen en codes, bedrijven kunnen dit gebruiken om hun boekhouding consistent te maken. Ook zorgen bedrijven er met het RGS voor dat hun boekhouding vergelijkbaar wordt. Het RGS wordt ook wel een gestandaardiseerd rekeningschema genoemd.

Voordelen van RGS:

• Je kunt gemakkelijk je cijfers rapporteren aan de Belastingdienst
• Het is makkelijk te koppelen aan boekhoudprogramma’s
• Gestructureerde jaarrekeningen en btw-aangiftes

Als ondernemer hoef je het RGS echt niet uit je hoofd te weten, maar wel goed om te weten is dat veel boekhoudprogramma’s hier op de achtergrond gebruik van maken.

Voorbeeld rekeningschema voor ZZP’ers en startende ondernemers

Hoe ziet zo'n rekeningschema voor zzp’ers en startende ondernemers eruit? Hieronder vind je een voorbeeld waarbij elke omschrijving wordt toegelicht met een kleine uitleg: