Wat is een privé-opname en privé-storting en hoe boek je dit correct?

Privé-opnames en privé-stortingen

Het zal in je ondernemersleven talloze keren voor gaan komen. Je neemt wat geld op van je zakelijke rekening en gebruikt dat privé, of stort juist een nieuw bedrag van je privé-rekening naar je zakelijke rekening. Het is zaak dat je dit goed verwerkt in de boekhouding, zodat daar geen fouten of ongeregeldheden in sluipen.

In dit hoofdstuk ontdek je alles over privé-opnames/onttrekkingen en privé-stortingen.

Wat is een privé-onttrekking (opname)?

Privé-onttrekking is een ander woord voor privé-opname, wat neerkomt op de actie van geld van je zakelijke rekening halen voor privégebruik. De reden dat ZZP’ers een privé-opname doen kan zijn:

• Om jezelf salaris uit te keren
• Als je per ongeluk met je zakelijke pas privé shopt
• Contant geld uit je kas meenemen voor privégebruik

Als ZZP’er mag je dit doen, omdat je geen werknemer van je bedrijf bent. Het telt dan ook niet als loonkosten. Je moet dit echter wel goed verwerken in de administratie, als privé-opname.

Hoe boek je een privé-onttrekking?

In de meeste boekhoudprogramma’s gebruik je hiervoor een speciale grootboekrekening (kostencategorie), genaamd “Privé-opname”. 

Hiermee zeg je dat de uitgave geen bedrijfskostenpost is, maar een privé-uitgave. Daardoor voorkom je dat je zakelijke winst straks niet klopt, en houd je de Belastingdienst te vriend.

Wat is een privé-storting?

Een privé-storting is het tegenovergestelde van een privé-onttrekking. In dit geval stop je namelijk geld in je eigen bedrijf, vanaf je privé-rekening. Een privé-storting kan voorkomen in de volgende gevallen:

• Als kapitaal bij de start van je bedrijf
• Als je later nog geld binnenkrijgt, maar nu alvast een inkoopfactuur wilt voldoen (tijdelijk cashflowtekort)
• Als je iets zakelijks met je privé-pas betaalt

Ook deze ‘inkomsten’ moet je netjes verwerken in de boekhouding, zodat je voorkomt dat het lijkt op omzet vanuit een klant.

Hoe boek je een privé-storting?

In boekhoudprogramma’s is er meestal een categorie genaamd “Kapitaal” waarop je privé-stortingen kunt boeken. Het kan ook zijn dat de categorie gewoon “Privé-storting” wordt genoemd.

Door de storting te boeken op een van deze grootboekrekeningen, laat je zien dat het om eigen inbreng gaat, en niet om omzet vanuit een klant.

Waarom je privé-opnames en stortingen goed moet bijhouden

Het is belangrijk je privé-stortingen en privé-opnames goed bij te houden. Ze hebben namelijk veel invloed op de financiële gezondheid van je bedrijf (via het eigen vermogen). Ook is de Belastingdienst niet blij met je als je ze verkeerd verwerkt, vanwege de fiscale regels. 

Effect op je eigen vermogen

Iedere keer dat je geld opneemt of stort verandert je eigen vermogen. Het eigen vermogen is het verschil tussen je bezittingen en je schulden op de balans. 

Eigen vermogen = bezittingen - schulden

• Een privé-opname verlaagt het eigen vermogen, omdat je geld voor jezelf uit de zaak haalt
• Een privé-storting verhoogt het eigen vermogen, omdat je geld stort op je zakelijke rekening

Bij de Belastingdienst kijkt men altijd naar privé-opnames. Passen deze bij je winst, of leef je ineens veel te luxe terwijl je bedrijf verlies draait? Neem dus niet ineens een hele hap vermogen uit je bedrijf als dat niet verantwoord is.

Effect op belastingen

Als je privé-opnames of stortingen goed verwerkt, heeft dit geen effect op je belastingen. 

• Privé-opnames zijn geen kosten, je mag deze uitgaven dus niet van je winst aftrekken als zakelijke kosten 
• Privé-stortingen zijn geen omzet, je betaalt er dus geen (directe) inkomstenbelasting of btw over

Boek je privé-opnames toch als kosten, of privé-stortingen toch als omzet? Dan zorgt dit voor fouten in je btw-aangifte en inkomstenbelasting-aangifte, en dat voorkom je liever.

En let op: bij grote of opvallende opnames kan de Belastingdienst altijd vragen om uitleg en bewijs. Bewaar dus netjes je bonnen en betalingen en zorg dat je deze logisch kunt uitleggen

Voorbeelden van privé-opnames en privé-stortingen + verwerking in boekhouding

Nu je weet wat privé-opnames en privé-stortingen werken, is een logische stap wat meer context krijgen via drie herkenbare voorbeelden.

Voorbeeld 1: Privé “loon” opnemen 

Situatie: Je wilt jezelf €1.000 uitkeren van je zakelijke rekening.

Wat doe je?

• Je maakt €1.000 naar je privé-rekening over
• Of je pint €1.000 met je zakelijke pas

Hoe boek je dit? 

• De betaling van -€1.000 komt automatisch binnen in je boekhoudprogramma (als je bank gekoppeld is)
• Je selecteert de betaling en boekt deze op de categorie Privé-opname

Voorbeeld 2: Privé aankoop via zakelijke pas

Situatie: Je doet voor €150 boodschappen voor thuis, maar betaalt per ongeluk met je zakelijke pas.

Wat doe je?

• Je betaalt €150 met je zakelijke pas in de supermarkt
• Je boekt dit niet als kosten, omdat je de boodschappen privé gebruikt
• Optioneel: je stort het bedrag terug op je zakelijke rekening

Hoe boek je dit? 

• De betaling van -€150 komt automatisch binnen in je boekhoudprogramma (als je bank gekoppeld is)
• Je selecteert de betaling en boekt deze op de categorie Privé-opname
• Optioneel: je stort het bedrag van €150 terug op je zakelijke rekening, en die boek je als Privé-storting

Voorbeeld 3: Startkapitaal van €5.000

Situatie: Je begint met ondernemen en stort €5.000 van je privé-spaarrekening naar je nieuwe zakelijke rekening.

Wat doe je?

• Je maakt €5.000 over naar je nieuwe zakelijke rekening
• Je gebruikt deze €5.000 als startkapitaal voor je nieuwe business

Hoe boek je dit? 

• De betaling van +€5.000 komt automatisch binnen in je boekhoudprogramma (als je bank gekoppeld is)
• Je selecteert de betaling en boekt deze op de categorie Kapitaal / Beginkapitaal / Privé-storting

Veelgemaakte fouten + oplossingen

Je hebt inmiddels gezien dat het boeken van privé-opnames en privé-stortingen best eenvoudig is. Toch maken ondernemers er nog weleens foutjes in. Hieronder een overzicht met veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt.

1. Privé-uitgaven boeken als zakelijke kosten

Je betaalt een pak papier voor je privé printer met je zakelijke pinpas en boekt dit onder een andere categorie, zoals Kantoorkosten. Daardoor lijkt het alsof je meer zakelijke kosten hebt gemaakt, waardoor je onterecht meer belastingvoordeel krijgt.

‍Oplossing

Dubbel-check iedere betaling die je zakelijk doet en boek een privé-uitgave altijd als Privé-opname.

2. Dubbele boeking van opname of storting

Je hebt een opname of storting gedaan en verwerkt deze via het bankoverzicht in je boekhouding. Maar per ongeluk maak je er ook een memoriaalboeking voor aan. Dan is je boeking dubbel verwerkt en komen er fouten in de administratie.

Oplossing

Zorg dat je een privé-opname of privé-storting altijd maar op één plek in de boekhouding verwerkt.

3. Storting/onttrekking door elkaar halen

Je haalt geld uit je zakelijke rekening voor privé gebruik, maar boekt dit per ongeluk als een privé-storting in plaats van opname/onttrekking.

Oplossing

Zorg dat je de definities van storting en opname/onttrekking goed in je hoofd stampt. Daarmee voorkom je een onbetrouwbare administratie.

4. Geen bewijs bewaren

Je koopt iets voor privé gebruik met je zakelijke pas, maar vergeet het bonnetje of de factuur te bewaren. Hierdoor is het later moeilijk aantonen waarvoor het geld opgenomen is, en dat ziet de Belastingdienst als een risico.

Oplossing

Bewaar iedere bon of factuur en zet er altijd een aantekening bij. Vergeet in je boekhoudsoftware geen notitie te maken als je de boeking maakt.

Samenvatting

Gefeliciteerd! Nu weet je alles over privé-opnames en privé-stortingen, je kunt straks precies uitleggen:

• wat de definitie van een privé-opname is
• wat de definitie van een privé-storting is
• hoe je een privé-storting of -opname boekt in je boekhoudpakket
• wat het effect ervan is op je eigen vermogen
• wat het effect ervan is op je belastingen
• hoe herkenbare voorbeelden op dit gebied verwerkt worden
• welke fouten rond privé-opnames en privé-stortingen je niet moet maken