Hoe boek je zakelijke kosten op de juiste manier?

Kosten boeken en categoriseren in je boekhouding

Als ondernemer doe je wekelijks zakelijke uitgaven. Van lunches tot laptops, van marketing tot administratie. In dit hoofdstuk ontdek je welke uitgaven zakelijk geboekt mogen worden, en hoe je deze categoriseert. Ook bespreken we btw en veelgemaakte fouten rondom dit onderwerp.

Wat zijn kosten in je boekhouding?

Zakelijke kosten zijn alle uitgaven die je moet doen om ervoor te zorgen dat je bedrijf draaiende blijft. Denk daarbij aan je laptop, kosten voor je werkplek, een telefoonabonnement en bijvoorbeeld reclamekosten. 

Wat telt nou echt als kosten en waarom moet je ze goed bijhouden? Wat mag je wel en niet zakelijk boeken? 

Het verschil tussen inkomsten, uitgaven en kosten

Nog even terug naar de basis. Wat is het verschil tussen inkomsten, uitgaven en kosten?

• Inkomsten: al het geld dat je binnenkrijgt van klanten, ook wel omzet
• Uitgaven: al het geld dat je uitgeeft, waar dat ook voor is
• Kosten: alleen de zakelijke uitgaven die noodzakelijk zijn voor je bedrijf

Voorbeeld:

• Je koopt een nieuwe laptop voor je bedrijf, dat zijn zakelijke kosten
• Je betaalt voor je Netflix-abonnement, dat is een privé-uitgave

Waarom is het belangrijk om kosten goed te boeken?

Er zijn 3 redenen waarom je kosten goed moet bijhouden:

1. Voor de btw-aangifte: bij de btw-aangifte mag je btw over zakelijke kosten terugvragen, hier moet je de factuur wel goed voor bewaren
2. Om je winst te berekenen: door kosten van je omzet af te halen ontdek je hoeveel winst of verlies je in een periode maakt
3. Voor de Belastingdienst: als ondernemer moet je voldoen aan de bewaarplicht, je moet verplicht een kloppende administratie voeren en deze minstens 7 jaar bewaren

Hoe beter jij je kosten boekt, hoe meer grip je op je boekhouding hebt. Dat geeft overzicht en rust.

Wat mag je wel en niet als zakelijke kosten opvoeren?

Je mag niet zomaar iedere uitgave rekenen als zakelijke kosten. De Belastingdienst hanteert hierin strenge regels. De uitgaven moeten duidelijk noodzakelijk zijn voor je bedrijf voor je ze zakelijk kunt boeken. 

Wel zakelijke kosten

• Laptop of telefoon die je voor werk gebruikt
• Kantoorartikelen
• Software of abonnementen voor je bedrijf
• Reiskosten voor klantenbezoek
• Marketingkosten
• Boekhoudkosten
• Websitekosten

Geen zakelijke kosten

• Boodschappen voor jezelf
• Kleding zonder bedrijfslogo (behalve in hoge uitzonderingen)
• Streamingdiensten
• Boetes
• Kosten voor iets dat je alleen privé gebruikt

Gedeeltelijk zakelijke kosten

Soms kan het voorkomen dat kosten gedeeltelijk zakelijk opgevoerd mogen worden. Denk aan een telefoon die je zowel zakelijk als privé gebruikt. Meestal kun je dan 50% van de kosten zakelijk boeken. Een ander voorbeeld is je Wifi-abonnement als je vanuit huis werkt.

Verschillen per beroep

Voor specifieke kosten kan het per beroep verschillen of deze zakelijk aftrekbaar zijn. Ben jij als influencer bezig met het maken van mooie camerabeelden? Dan is je camera natuurlijk zakelijk aftrekbaar. Eenzelfde camera zal voor de gemiddelde kapper daarentegen weer niet aftrekbaar zijn.  

Zorg dus altijd dat je goed uit kunt leggen waarom deze kosten voor jouw business cruciaal zijn.

Waarom kosten categoriseren?

Zakelijke kosten gooi je niet zomaar op een grote hoop in de administratie. Deze verdeel je onder in categorieën, dat noemen we ook wel grootboekrekeningen. 

Dit zijn de belangrijkste redenen om kosten te categoriseren.

Voor inzicht en overzicht

Er is weinig zo belangrijk als financieel overzicht op het moment dat je een eigen bedrijf runt. Het categoriseren van kosten geeft je antwoorden op vragen als:

• Hoeveel kosten heb ik en hoeveel verdien ik?
• Waar geef ik het meeste geld aan uit?
• Waar kan ik geld op besparen?

Antwoord hebben op vragen als deze helpt je betere keuzes te maken.

Voor btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting

Niet alle kosten aftrekbaar voor zowel de btw-aangifte als de inkomstenbelasting. Door kosten goed te categoriseren:

• rekent je boekhoudprogramma automatisch uit of je btw terugkrijgt (of kun je dat zelf handmatig doen, al is dat foutgevoeliger)
• vraag je niet per ongeluk btw terug over zaken waarbij dat niet toegestaan is
• zorg je dat er een goede basis voor de aangifte inkomstenbelasting ligt, zodat je daarmee tijd en/of geld voor checks bespaart

Door je aangiftes zo goed mogelijk voor te bereiden, bespaar je later tijd en geld.

Voor een goed werkend boekhoudprogramma

In de meeste boekhoudprogramma’s werk je automatisch met kostencategorieën. Door je kosten te koppelen aan de juiste categorie, werkt het systeem automatisch je administratie bij. Daardoor:

‍

• worden financiële overzichten netjes up-to-date gehouden
• staat je btw-aangifte altijd klaar om te verzenden
• houd je goed overzicht van welke facturen je nog moet betalen

Voor controles van de Belastingdienst

Hoewel controles van de Belastingdienst niet vaak voorkomen als je net begint met ondernemen, moet je altijd zorgen dat je kunt aantonen:

• waar je kosten voor gemaakt hebt
• waarom deze kosten voor jou een zakelijk karakter hebben
• of deze kosten op de juiste plaats in je boekhouding staan

Een goede categorisering van kosten zorgt er hier dus voor dat je laat zien dat je de administratie serieus neemt. Dat scheelt vragen en voorkomt risico’s op boetes.

Overzicht van veelgebruikte kostencategorieën

Zakelijke kosten verdeel je onder in categorieën, of grootboekrekeningen. Hieronder vind je een overzicht van een aantal categorieën die je vaak gebruikt.

Kantoorbenodigdheden

Wat: kosten die je maakt om te kunnen werken op je kantoor, op je thuiswerkplek of in een gedeelde kantoorruimte.

Voorbeelden:

• Bureaus en bureaustoelen
• Pennen
• Printers en inkt
• Notitieblokken
• Papier
• Mappen
• Opbergkasten

Let op: op het moment dat een aankoop boven de €450 is, moet je deze afschrijven. Daar leer je later meer over.

Energie en water

Wat: verbruikskosten voor gas, water, licht en elektronische apparaten in je kantoorruimte.

Voorbeelden:

• Maandelijkse factuur voor je energie
• Maandelijkse factuur voor je water
• Jaarafrekening energieleverancier
• Voorschotten

‍Let op: de kosten voor energie- en waterverbruik zijn alleen 100% aftrekbaar als het een zelfstandige werkruimte is. Werk je in een gedeeld kantoor of thuis? Dan geldt een gedeeltelijke aftrek.

Telecommunicatie

Wat: kosten die je maakt voor je zakelijke telefoon en internetgebruik.

Voorbeelden:

• Maandelijkse telefoonrekening
• Wifi-kosten op kantoor
• Webhosting kosten

Let op: gebruik jij je telefoon zowel voor werk als privé? Dan mag je doorgaans maar 50% van de kosten zakelijk opvoeren.

Reclame/advertentiekosten

Wat: alle uitgaven die je doet om je bedrijf of merk te promoten.

‍Voorbeelden:

• Google Ads of Meta Ads
• Flyers of posters
• Billboards
• Andere advertentiemogelijkheden
• Kosten voor een reclamebureau

Let op: zorg voor duidelijke facturen van alle kosten die je maakt voor adverteren. Reclame met een persoonlijke touch (dus bijvoorbeeld een cadeautje aan iemand) valt niet onder deze kostencategorie.

Contributies en abonnementen

Wat: kosten voor lidmaatschappen.

Voorbeelden:

• Lidmaatschap van je branchevereniging
• Software die je per maand betaalt (Canva, Notion, ChatGPT)
• Tijdschrift over jouw vakgebied

Let op: abonnementen op tijdschriften gelden echt alleen als het duidelijk iets is binnen je vakgebied. Een NRC-abonnement omdat je graag het nieuws bijhoudt is in dit geval niet aftrekbaar.

Representatiekosten

Wat: uitgaven voor het behouden van klantrelaties en zakelijke ontmoetingen.

Voorbeelden:

• Eten en drinken
• Cadeautjes voor klanten
• Lunches, diners of borrels met klanten
• Dagjes uit met klanten

Let op: de btw over representatiekosten is meestal niet aftrekbaar. Er zijn namelijk strenge eisen over wanneer deze echt als zakelijk mogen worden gezien. Bewaar daarom altijd bonnen en maak notities over het geschenk. Voor extra informatie over eten en drinken, zie de volgende paragraaf.

Bruto lonen

Wat: alle loonbetalingen aan medewerkers in loondienst.

Voorbeelden:

• Salarisbetalingen aan vaste medewerkers
• Loon voor part time medewerkers en oproepkrachten
• Vakantiegeld uitbetalingen

Let op: de inhuur van freelancers valt niet onder deze categorie, die boek je doorgaans onder Uitzendkrachten.

Huur Bedrijfspand

Wat: kosten voor het huren van een kantoor, werkruimte of winkel.

Voorbeelden:

• Maandelijkse kosten voor je huur
• Servicekosten die verbonden zijn aan de huur

Let op: als je vanuit huis werkt, mag je de huurkosten alleen opvoeren als je voldoet aan strenge fiscale eisen. Meestal geldt dit niet.

Overige algemene kosten

Wat: voor uitgaven die net niet lekker onder een andere categorie passen.

Voorbeelden:

• Bankkosten
• Kosten voor je boekhouder
• Kosten voor je boekhoudpakket

Let op: gebruik deze categorie alleen als er echt geen geschikte andere kostencategorie is voor een uitgave. Te veel boeken op overig is rommelig en kan opvallen bij de Belastingdienst.

Eten en drinken boeken: hoe zit dat?

Kosten maken voor eten en drinken komt vaak voor als je een bedrijf hebt. Je luncht met een klant, haalt onderweg naar een klant koffie of bestelt wat snacks voor een meeting met collega’s. Maar hoe verwerk je dit in de boekhouding, en mag je deze kosten wel zakelijk aftrekken?

Zoals je in het hoofdstuk hierboven las, vallen kosten voor eten en drinken onder representatiekosten. Daar gelden speciale regels voor.

Eten en drinken is deels aftrekbaar

Eten en drinken wordt door de Belastingdienst gezien als iets waar je zowel als individu, als voor je bedrijf voordeel uit haalt. Dit noemen we gemengd voordeel. Daarom zijn de kosten deels aftrekbaar.

• Categorie: Representatiekosten
• Hoeveel aftrekken: Maximaal 80%, of dus lager 
• En de rest? Boek je als privé-uitgaven

Voorbeeld: lunchen met een klant voor €50

Je hebt net geluncht met een (potentiële) klant. De bon is €50 inclusief 9% btw. Zo boek je het:

1. Btw: je mag de volledige 9% btw als btw-aftrek boeken, dat is €4,13
2. Kosten: je boekt 80% van de rest van het bedrag als representatie kosten. Dat komt neer op: 50 - 4,13 = 45,87 * 0,80 = €36,70
3. De overige 20% (€9,17) is niet aftrekbaar

In boekhoudsoftware doe je dat als volgt:

1. Je uploadt de bon
2. Je splitst het bedrag in
   
   1. €36,70 als Representatiekosten
   2. €4,13 als lage btw
   3. €9,17 als privé-uitgave
3. En je slaat hem op!

Uitzondering: zakelijke catering is 100% aftrekbaar

Stel, je organiseert een evenement voor je klanten. Hiervoor regel je eten en drinken die uitsluitend bedoeld is voor de zakelijke gasten. Dan zijn de kosten van deze catering voor 100% aftrekbaar.

Let op: splits privé en zakelijk

Om problemen te voorkomen is het belangrijk privé en zakelijke bonnen duidelijk van elkaar te splitsen:

• Koffie met een klant? Zakelijk als representatiekosten
• Lunchen met een collega? Zakelijk, deels aftrekbaar
• Diner met je partner? Privé, niet aftrekbaar

Zet ook altijd op het bonnetje wat het doel van de uitgave was, zodat je later minder moeite hebt met boeken. 

Altijd btw splitsen bij het inboeken

Let op! Btw aftrekken en kosten zakelijk aftrekken is niet hetzelfde. 80% gaat om de kosten buiten de btw. In de meeste gevallen mag je 100% van de btw aftrekken. Zolang:

• het echt gaat om een zakelijke relatie
• je een goede bon of factuur hebt waar btw op staat
• btw niet uitgesloten is door de Belastingdienst, zoals bij alcohol of luxe diners

Hoe boek je kosten in een boekhoudprogramma?

Kosten boeken in een boekhoudpakket is erg eenvoudig. In de meeste pakketten kun je het proces zelfs automatiseren. Zo werkt het:

1. Upload een bon of factuur
2. Kies een bijpassende kostencategorie
3. Let op welk btw-percentage je moet selecteren
4. Maak een regel aan die voortaan zelf kosten op een categorie boekt als ze de factuur herkennen van een vorige keer, of door een karakteristiek in de terugkerende betaling te vinden.

Tip: Weet je even niet op welke kostencategorie je iets moet boeken? Vraag het even na bij iemand met meer boekhoudervaring en onthoud het voor de volgende keer!

Veelgemaakte fouten bij kosten boeken

Voorkom deze fouten om tijd te besparen en de Belastingdienst te vriend te houden:

1. Voer nooit duidelijke privé-uitgaven op als zakelijke kosten
2. Kies niet het verkeerde btw-tarief, anders krijg je een foutieve btw-aangifte
3. Vergeet niet bonnetjes te bewaren, geen bewijs = geen aftrek
4. Kies niet zomaar een categorie voor je kosten, dat maakt de boekhouding een zooitje
5. Probeer je kosten niet bij te houden in Excel, gebruik een boekhoudsoftware voor meer veiligheid en overzicht

Bonus: checklist voor goed kostenbeheer

Goed kosten beheren? Volg dan gewoon deze checklist en je zit goed:

1. Bewaar iedere bon of factuur in een boekhoudpakket
2. Categoriseer de kosten direct als je een bon of factuur uploadt
3. Check btw goed voordat je opslaat
4. Maak onderscheid tussen eenmalige en terugkerende kosten voor automatische regels
5. Vraag bij twijfel of voor checks altijd een boekhouder om hulp

Extra vragen en antwoorden over kosten boeken

Goed kosten beheren? Volg dan gewoon deze checklist en je zit goed:

Zijn lunches met collega’s ook aftrekbaar?

Onder bepaalde voorwaarden wel. Lunchen met een collega om werk te bespreken of te overleggen over een project valt onder representatiekosten. Net als bij lunches met klanten geldt:

• 80% van de kosten is aftrekbaar
• 100% van de btw is aftrekbaar, als de bon incl. btw is
• vermeld op het bonnetje of in je boekhouding wie erbij was en waarom

Lunchen omdat het gezellig is telt niet mee. ;)

Mag ik een cadeau voor een klant zakelijk opvoeren?

Ja, dat mag deels, onder representatiekosten. Zolang je maar weer duidelijk bent aan wie en waarom je het cadeau schenkt. Denk aan cadeaus als:

• Een fles wijn als bedankje
• Een kerstpakket voor een trouwe klant
• Een mooie bedrukte waterfles
• etc.

Deze kosten zijn dus wel deels aftrekbaar. Bovendien mag je maximaal €227 per persoon per jaar uitgeven om btw af te trekken. Alles daarboven mag je niet meer btw aftrekken.

Hoe boek ik kilometers of mijn OV-chipkaart?

Zakelijke kilometers zijn ook aftrekbaar. Of dat nu met de auto of met het OV is. De volgende regels gelden.

Zakelijke kilometers privéauto

• Je mag €0,23 per kilometer boeken als kosten in 2025
• Houd een rittenregistratie bij met data, bestemmingen, redenen etc.

Openbaar vervoer

• Zakelijke tripjes of maandelijkse kosten voor de bus, trein, metro of tram mag je volledig zakelijk boeken
• Btw op OV-kaartjes mag je aftrekken
• Houd netjes bij naar wie en waarom je het OV zakelijk nam

Samenvatting

Na het lezen van dit hoofdstuk weet je alles over het boeken van zakelijke kosten, je begrijpt precies:

• wat het verschil tussen inkomsten, uitgaven en kosten is
• waarom je kosten netjes moet bijhouden in de boekhouding
• wat wel, niet of gedeeltelijk kan worden geboekt als zakelijke kosten
• waarom je kosten moet categoriseren en welke categorieën je veel gebruikt
• hoe je kosten in een boekhoudpakket kunt boeken
• welke fouten je moet voorkomen omtrent kosten boeken