Hoe verwerk ik bonnen voor eten en drinken?

Bij het verwerken van bonnen voor eten en drinken moet je als ondernemer goed opletten. Je kunt namelijk niet zomaar alle kosten en btw aftrekken.

Zakelijke relaties

Een voorbeeld van wanneer het wel mogelijk is om de bon van eten of drinken in je zakelijke administratie te verwerken, is als je een zakelijk etentje met een (potentiële) klant hebt. Alle activiteiten zoals deze, die je onder een zakelijk karakter doet, vallen namelijk onder de ‘representatiekosten’. Welke je gewoon in de boekhouding kunt verwerken. Onder representatiekosten vallen ook zaken als evenementen en relatiegeschenken.

Aftrekbaarheid

Er zijn twee opties die de Belastingdienst aanbiedt op het gebied van aftrekbaarheid van representatiekosten. Kies je optie 1, dan moet je de ‘drempel’ van €4.600 (2019)  zien te halen. Zodra je dit bedrag aan representatiekosten behaalt, mag je alle kosten aftrekken. Haal je dit bedrag niet, mag je niks aftrekken. Je kunt ook voor de optie zonder ‘drempel’ kiezen, waar je 80% van je kosten altijd vergoedt krijgt. Dit is aantrekkelijker voor ZZP’ers, aangezien je de drempel van €4.500 voor representatiekosten waarschijnlijk niet zo snel haalt.

Zelf nuttigen

Op het moment dat je geld uitgeeft aan eten of drinken voor jezelf en/of je collega’s, gelden er ook weer twee verschillende situaties met andere regels. Op het moment dat je zelf in een horecagelegenheid wat gaat eten, mag je de btw niet aftrekken. Daarnaast is ook het eten laten verzorgen door een cateraar niet aftrekbaar, ondanks dat je het op kantoor nuttigt.

Maar als jij bijvoorbeeld boodschappen doet en dit op kantoor op eet, kun je de btw wel aftrekken. Dit geldt ook voor eten of drinken dat je onderweg haalt. Dus stel dat jij nog even een lekker broodje haalt bij het tankstation onderweg naar een klant, dan kun je dit gewoon in je administratie verwerken! Maar let op, dit mag niet wanneer je dagelijks voor dezelfde activiteiten het ritje maakt. Hoe je dit onderscheidt? Lees snel de volgende paragraaf!

Aantonen van zakelijkheid

Vind jij dat een bepaalde uitgave aftrekbaar is en verwerk je dit in je administratie? Dan is het zaak dat je dit te allen tijde kunt aantonen bij de Belastingdienst. Bewaar dus altijd al je bonnetjes en schrijf desnoods op het bonnetje met wie en met welk doeleinde je wat ging eten. Zorg ook dat je je agenda altijd goed bijhoudt, dat is namelijk ook een goed bewijs van zakelijkheid.