Het bewaren van mijn administratie

De Belastingdienst wil dat ondernemers in Nederland een nette boekhouding bijhouden. Deze administratie moet ook netjes worden bewaard. Voor het bewaren van jouw administratie gelden een aantal belangrijke regels.

Waarom moet ik mijn administratie bewaren?

Er zijn verschillende redenen voor een ondernemer om de administratie te bewaren. De eerste is omdat de Belastingdienst jouw boekhouding moet kunnen controleren. Je bent als ondernemer verplicht om de gegevens van jouw administratie snel te kunnen laten zien als de Belastingdienst hierom vraagt. Als je jouw administratie netjes hebt bewaard kun je alle informatie snel laten zien.

De tweede reden heeft ook te maken met de Belastingdienst. Jouw administratie vormt namelijk ook de basis voor je belastingaangiften. Veel ondernemers worden ieder kwartaal of iedere maand geconfronteerd met de btw-aangifte. Als je al je facturen netjes bij elkaar hebt, kun je jouw btw-aangifte snel samenstellen. Ook voor de jaarlijkse Inkomstenbelasting of Vennootschapsbelasting is het belangrijk dat je een nette boekhouding hebt.

Maar een goede administratie is niet alleen handig voor de Belastingdienst. Doordat je een goed beeld van je eigen boekhouding hebt weet je precies wat er allemaal gebeurd. Je hebt de optimale controle en kunt beslissingen maken met de beste informatie. Als je zelf je boekhouding doet heb je dus een veel beter inzicht in je business. Op die manier kun je veel beter inspelen op veranderingen in de markt. Natuurlijk is het hebben van een nette administratie ook handig als je iets wilt opzoeken.

Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?

De basisgegevens van je zakelijke administratie moet je 7 jaar bewaren.  Maar wat zijn de basisgegevens van je boekhouding?

Onder de basisgegevens worden de volgende onderdelen verstaan:

• Je verkoopfacturen
• Je inkoopfacturen en bonnen
• Overzicht van je debiteuren
• Crediteurenoverzicht
• Overzicht van je grootboek. Dat zijn alle categorieën waar je jouw facturen aan gekoppeld hebt.
• Salarisadministratie/Loonadministratie

Zorg er dus voor dat je al deze onderdelen van je administratie minimaal 7 jaar bewaard.

Hoe moet ik mijn administratie bewaren?

De Belastingdienst zegt hierover het volgende: Je mag de administratie bijhouden op een manier die past bij jouw bedrijf. Als je je maar aan de volgende regels houdt:

• Bewaar je administratie lang genoeg
• Zorg voor een complete administratie
• Je moet gevraagde gegevens snel kunnen laten zien

Er zijn verschillende manieren om je boekhouding te doen. Bijvoorbeeld met Excel of een ander offline boekhoudprogramma. Toch geeft de Belastingdienst de voorkeur aan het gebruik van een online boekhoudpakket. Dat is namelijk een stuk eenvoudiger. Zo mag je bijvoorbeeld een foto maken van een bon of factuur en deze opslaan in je online boekhoudapplicatie. Je mag het originele bonnetje dan zelfs weggooien. Veel ingewikkelde boekhoudtermen en -protocollen zijn naar de achtergrond verbannen. Hierdoor kun je als ondernemer zonder boekhoudkennis prima zelf je boekhouding doen. Boekhouden is namelijk lang niet zo moeilijk als je zou denken.

Let op certificeringen

De Belastingdienst is zelfs betrokken geweest bij een speciaal keurmerk voor online boekhoudprogramma’s. Het keurmerk Zeker-OnLine laat ondernemers zien of een online boekhoudpakket veilig en betrouwbaar is. Kies als ondernemer dus altijd voor een gecertificeerd boekhoudprogramma. Bovendien mag je alleen met een gecertificeerd boekhoudpakket je btw-aangifte vanuit je boekhoudprogramma betalen met iDEAL. En dat is wel zo makkelijk!

Met gecertificeerde boekhoudsoftware weet je ook direct dat je voldoet aan de bewaarplicht van de Belastingdienst. Een boekhoudprogramma met het keurmerk Zeker-OnLine bewaart jouw administratie namelijk op een veilige plaats en gedurende de hele bewaarplicht.

In deze cursus is te zien zien hoe je als ondernemer snel en eenvoudig zelf online je boekhouding kunt doen.