🕓 3 min.
Wat is UBL?
Hoofdstuk: Basistheorie Boekhouden

Wat is UBL?

In de wereld van facturen wordt tegenwoordig steeds vaker over UBL gesproken, dat staat voor Universal Business Language. Het is een digitale standaard voor bedrijfsdocumenten, zoals facturen. Dankzij Universal Business Language kunnen documenten razendsnel worden uitgewisseld tussen verschillende systemen.

Hoe ziet UBL eruit?

Als je een factuur ontvangt is dit eigenlijk altijd in PDF formaat. Bij een UBL-factuur wordt naast het PDF bestand ook nog een speciaal .xml bestandje meegestuurd. In dit .xml bestandje staat alle informatie van de factuur digitaal opgeslagen. Moderne boekhoudprogramma’s kunnen deze bestandjes uitlezen en herkennen.

Waarom moet je dit gebruiken?

Er zijn een aantal redenen om als ondernemer Universal Business Language te gebruiken.

Allereerst zullen UBL facturen je veel tijd besparen. Als je een zo’n factuur naar je boekhouding stuurt, kan het boekhoudprogramma namelijk alle gegevens van de factuur inlezen. Het verwerken van inkomende facturen gaat daardoor veel sneller. Dankzij robotic accounting kun je jouw facturen zelfs helemaal automatisch laten verwerken. Je hoeft je administratie op het einde dan alleen nog maar even te controleren.

Daarnaast zorgt UBL ervoor dat er veel minder fouten worden gemaakt bij het verwerken van facturen. Deze worden namelijk direct ingelezen door online boekhoudprogramma’s. Hierdoor weet je zeker dat de juiste informatie van de factuur in je boekhouding komt.

Tenslotte is Universal Business Language belangrijk als je wilt factureren naar een overheidsinstantie. Om snelle factuurverwerking te stimuleren accepteren de Nederlandse overheden alleen nog elektronische facturen. Met e-factureren stuur je een UBL factuur via een speciaal beveiligd netwerk naar de ontvangende partij. Bij moderne boekhoudsoftware kun je je daarvoor registreren op het PEPPOL netwerk. Hiermee voldoe je direct aan alle eisen van e-facturatie aan de overheid.

Wat moet ik doen om Universal Business Language te gebruiken?

Als je een modern boekhoudprogramma gebruikt is de kans dat je standaard een UBL factuur verstuurt erg groot. In InformerOnline kun je per relatie kiezen of je zo’n factuur wilt sturen of niet. Op die manier verwar je particuliere klanten niet met een ingewikkeld .xml bestandje naast de traditionele PDF. Bovendien kun je inkomende facturen direct naar de boekhouding sturen. Doordat de boekhoudsoftware het .xml bestand herkend kun jij als ondernemer veel tijd besparen.

Belangrijke punten

In dit hoofdstuk leggen we je alles uit over Universal Business Language. Zo behandelen we:

  • Wat het is
  • Waarom het belangrijk is
  • Hoe je het kunt activeren
TEST JE KENNIS!