Module 3

Administratie bijhouden

3.1 Verkoopfactuur maken
3.3 Betalingen registeren
3.4 Speciale boekingen

3.2 De inkoopfactuur

Als je een factuur krijgt van een leverancier moet je die natuurlijk ook verwerken in je administratie. Het zou hierbij niet handig zijn als we alle inkomende facturen onder één grote noemer ‘inkoopfacturen’ of ‘kosten’ zouden scharen. We willen immers dat de telefoonrekening bij de ‘telefoonkosten’ komt te staan en de energienota bij de ‘energiekosten’. Om dat voor elkaar te krijgen moeten we iedere inkomende factuur koppelen aan een categorie.

Hoe dat precies in zijn werk gaat laten we stap voor stap zien en bovendien hebben we een handige tabel voor je, waarop je voor heel veel soorten facturen ziet aan welke categorie ze meestal worden gekoppeld.

Een inkoopfactuur verwerken

Als je een factuur binnenkrijgt van een leverancier kun je deze bij de meeste boekhoudprogramma’s in het programma laden. Er zijn tegenwoordig verschillende manieren om dit te doen, bijvoorbeeld door een PDF bestand te uploaden of door de mail met de factuur door te sturen naar de boekhouding. Ook als je een factuur niet hoeft te uploaden in jouw boekhoudprogramma kom je bij het volgende stadium: de factuur boeken.

Een factuur boeken betekent eigenlijk niets anders dan het invullen van de factuurinformatie en het koppelen van de factuur aan een categorie. Als je een goede boekhouding wilt voeren vul je bij een inkoopfactuur in ieder geval het volgende in:

  • de datum van de factuur (factuurdatum)
  • de naam van de relatie/leverancier
  • het BTW-tarief of BTW-tarieven op de factuur
  • het factuurbedrag exclusief en inclusief BTW
  • een omschrijving van de goederen en diensten
  • de categorie waar de factuur onder valt

Als je de inkoopfactuur voor je hebt is het invullen van de meeste informatie geen probleem. Zoals we in het vorige hoofdstuk hebben gezien zijn de meeste stukjes informatie factuureisen van de Belastingdienst, deze zullen dus altijd op de factuur staan. Alleen de te koppelen categorie (grootboekrekening) moeten we zelf bepalen. Verderop in dit hoofdstuk zie je een overzicht met veel gebruikte categorieën bij bepaalde soorten facturen.

Facturen boeken in InformerOnline

Om je een beeld te geven hoe het boeken van facturen in de praktijk werkt, zie je in onderstaande video hoe inkoopfacturen worden geboekt met InformerOnline. Je zult zien dat de moeilijkheid van facturen inboeken eigenlijk reuze meevalt.

Soms moet je opletten!

In sommige gevallen moet je goed opletten met het verwerken van een inkoopfactuur of bon, bijvoorbeeld bij de bon van een zakelijk etentje. Je mag de  BTW van een etentje met een zakenrelatie namelijk niet aftrekken. Je verwerkt dit in de administratie door als BTW-percentage 0% te selecteren en het bedrag van de bon (op de bon incl. BTW) in te vullen bij bedrag. De BTW wordt nu niet afgetrokken bij de BTW-aangifte en de bon is goed verwerkt in de administratie.

Op deze pagina van de Belastingdienst ontdek je welke BTW je niet mag aftrekken.

Ga terug naar 3.1 Verkoopfactuur maken
Ga door naar 3.3 Betalingen registreren