Module 3

Administratie bijhouden

3.2 Inkoopfactuur verwerken
3.3 Betalingen registeren
3.4 Speciale boekingen

3 Administratie bijhouden

Na het kennen van wat basistheorie en het inrichten van jouw boekhouding is daar het moment dat je zelf je boekhouding kunt bijhouden. In dit deel hanteren we voor het bijhouden van de dagelijkse boekhouding 3 delen: verkoopfacturen sturen, inkoopfacturen verwerken en betalingen registreren.

Na afloop van deze drie delen volgt een hoofdstuk met een aantal speciale boekingen die je als ondernemer veel tegen komt.

3.1 Een verkoopfactuur maken

Als je producten of diensten verkoopt, maak je hiervan een factuur: de verkoopfactuur. De verkoopfactuur is eigenlijk een soort samenvatting van alles wat je hebt afgesproken bij het sluiten van de verkoop. De Belastingdienst stelt bepaalde eisen aan wat er allemaal op een factuur moet staan.

Factuureisen van de Belastingdienst

Als je producten of diensten verkoopt, maak je hiervan een factuur: de verkoopfactuur. De Belastingdienst stelt aan jouw factuur een aantal eisen.

Als je jouw verkoopfacturen met InformerOnline maakt, dan voldoe je eigenlijk automatisch aan de 12 eisen van de Belastingdienst. Om toch een beeld te krijgen van de verplichten onderdelen van een factuur, vind je hieronder de 12 eisen van de Belastingdienst.

  1. Adres van de klant
    Het gaat hier om de juridische naam. Indien de handelsnaam in combinatie met het adres en de woonplaats bij de Kamer van Koophandel staan geregistreerd, mag deze ook gebruikt worden. Let bij de adresgegevens ook op dat een postbusnummer alleen eigenlijk niet genoeg is.
  2. Uniek factuurnummer
    Iedere factuur heeft zijn eigen unieke nummer. Meerdere facturen met hetzelfde nummer zijn niet toegestaan!
  3. Factuurdatum
    Het gaat hier om de datum dat de factuur is uitgereikt. Dit hoeft niet per se de datum te zijn dat de producten of diensten zijn geleverd.
  4. Overzicht van de producten of diensten
    Het gaat hier om een specificatie van alle geleverde producten of diensten. Indien er meerdere producten of diensten worden geleverd, moeten deze ook apart vermeld worden op de factuur.
  5. Aantal/hoeveelheid producten of diensten
    Hier noem je het aantal of de hoeveelheid van de geleverde producten of diensten. Noem ook de eenheid die je hanteert, dit kan zijn in stuks, uren, liters, kilo’s etc.
  6. Datum van levering
    Indien er een vooruitbetaling plaatsvindt, dient dit ook te worden vastgelegd op de factuur.
  7. Jouw eigen adres
    Voor jouw eigen adresgegevens gelden in principe dezelfde regels die gelden voor factuureis nummer 1.
  8. BTW-nummer
    Bij Fiscale Eenheden gebruik je het nummer van het onderdeel dat de prestatie levert.
  9. KVK-nummer
    Gebruik het nummer waarmee je geregistreerd bent bij de Kamer van Koophandel.
  10. Prijs van de producten of diensten
    Dit het bedrag exclusief BTW. Indien je producten of diensten met verschillende BTW-tarieven levert, moet je deze bedragen apart vermelden. Als er sprake is van een eenheidsprijs, dan dien je deze ook op de factuur te vermelden.
  11. BTW-bedrag
    Indien je producten of diensten met verschillende BTW-tarieven levert, moeten de BTW-bedragen van deze tarieven apart op de factuur vermeld worden.
  12. BTW-tarief
    Indien je producten of diensten met verschillende BTW-tarieven levert, moet je deze tarieven apart op de factuur vermelden.
factuur voorbeeld

In sommige gevallen gelden aangepaste regels voor facturen. Check daarom goed of voor jouw bedrijf aangepaste regels gelden voordat je begint met factureren, dit zou je een hoop narigheid kunnen schelen.

Debiteurenbeheer

Als je een verkoopfactuur hebt verstuurd is het aan de andere partij om te betalen. De andere partij is een debiteur van jou geworden, jij moet nog geld ontvangen voor geleverde producten of diensten. Voor de betaling zal een bepaalde betaalperiode gelden, bijvoorbeeld bij ‘betaling binnen 30 dagen’.

Als een betaling uitblijft, is het als ondernemer op een gegeven moment tijd om in actie te komen. Zo kun je na het verstrijken van de vervaldatum een herinnering moeten sturen en later misschien zelfs wel een aanmaning. De acties die nodig zijn om je facturen betaald te krijgen kun je omschrijven als debiteurenbeheer.

Ook aan debiteurenbeheer hangen een aantal regels, zo mag je bijvoorbeeld niet direct een incassobureau op iemand afsturen die gisteren jouw factuur heeft ontvangen.

Meer informatie over de regels omtrent herinneringen, aanmaningen en incassokosten kun je lezen op deze pagina.

Een factuur maken in InformerOnline

Nu je weet wat er allemaal op een factuur moet staan, is het tijd om al deze zaken in te stellen. Zo moet je nadenken over het uiterlijk van je factuur, zorgen dat alle verplichte bedrijfsgegevens goed zijn en over het formaat van je factuurnummers.

In onderstaande video zie je hoe je met InformerOnline eenvoudig een factuur kunt maken.

Ga terug naar Module 2
Ga door naar 3.2 Inkoopfactuur verwerken