Module 2

Inrichten Boekhouding

2.1 Rekeningschema
2.2 Beginbalans
2.4 Checklist boekhouding

2.3 Wat moet je verder nog instellen?

Voordat je aan de slag kunt met het verwerken van in- en verkoopfacturen en betalingen, moet je nog wel zorgen dat een aantal zaken goed ingesteld zijn.

Ontdek hieronder welke dingen je niet mag vergeten.

Artikelen en Diensten

Als je straks een offerte of verkoopfactuur gaat maken ga je hier waarschijnlijk de door jou geleverde artikelen en diensten op noemen. In sommige gevallen zijn deze producten en diensten steeds weer anders, maar vaak gaat het om dezelfde. In dat geval kan het veel tijd schelen door jouw producten en diensten alvast in jouw boekhoudprogramma te zetten.

Je hoeft dan bij het maken van de offertes en facturen niet steeds de prijzen en bijbehorende omzetcategorieën in te vullen, het boekhoudprogramma zal deze steeds automatisch voor je invullen.

Vergeet hier dus ook niet het goede BTW-tarief te selecteren. Bekijk voor meer informatie de PDF BTW-tarieven.

Je kunt artikelen en diensten handmatig toevoegen via Instellingen –> Producten of importeren via een .csv bestand (voor meer informatie hierover raadpleeg de helpdesk).

artikelen-diensten

Bankrekeningen

Voor je start met je boekhouding moet je zorgen dat alle bankrekeningen van je bedrijf ingesteld staan in je boekhoudprogramma. Als er betalingen worden gedaan moeten deze natuurlijk wel aan de goede bankrekening worden gekoppeld. Het is mogelijk om bij het instellen van een bankrekening wat extra instellingen in te vullen, zoals de incasso-instellingen. Gelukkig staan de meeste instellingen standaard ingesteld waardoor je snel aan de slag kunt.

Je kunt een bankrekening toevoegen via Instellingen –> Bankrekeningen.

Lay-out facturen en offertes

Tegenwoordig kun je met je boekhoudprogramma professionele offertes en facturen maken en versturen. Het is natuurlijk wel belangrijk dat deze offertes en facturen helemaal in jouw huisstijl zijn. Met een lay-out-editor kun je vaak op verschillende manieren een mooi document opmaken.

Meer informatie over de zaken die allemaal op een factuur moeten staan krijg je in het volgende hoofdstuk.

Je kunt de layout-editor vinden via Instellingen –> Layout-editor

lay-out-editor

E-mailinstellingen

Met de meeste boekhoudprogramma’s van tegenwoordig kunt u heel eenvoudig offertes, facturen, herinneringen en aanmaningen per e-mail versturen. Het is wel belangrijk dat je deze e-mails een eigen tintje geeft. Als je dit niet doet loop je het gevaar dat er (onduidelijke) mails worden verstuurd die niet bij jouw bedrijf passen qua taal of lay-out. Loop daarom de teksten bij de e-mailinstellingen goed na zodat alle uitgaande berichten van jouw bedrijf goed in orde zijn.

De e-mailinstellingen zijn te vinden onder Instellingen –> E-mailinstellingen

e-mailinstellingen

Relatiegegevens

Op het moment dat je een bedrijf begint, maar zeker als je bedrijf al even bestaat, is het handig dat je de contactgegevens van je debiteuren en crediteuren in je boekhoudprogramma zet. Op die manier kun je bijvoorbeeld een goed beeld krijgen van de factuurgeschiedenis met je klanten of leveranciers.

Je kunt relaties importeren via Relaties of via de speciale importeerfunctie van InformerOnline (voor meer informatie hierover raadpleeg de helpdesk).

relaties boekhouding

Betalingscondities

Als je straks verkoopfacturen gaat maken dien je een betalingsconditie te kiezen, bijvoorbeeld ‘betalen binnen 30 dagen’ , ‘incasso’  of  ‘per kas’. Meestal bevatten boekhoudprogramma’s de nodige standaardopties, maar misschien wil jij wel gebruik maken van een eigen betalingsconditie. Pas deze daarom dus bij het inrichten van de boekhouding al helemaal naar je eigen smaak aan.

De betalingscondities vind je onder Instellingen–> Betalingscondities.

betalingsconditie wijzigen
Klik om te openen!
Klik op een van bovenstaande onderwerpen voor meer uitleg.
Ga terug naar 2.2 Beginbalans
Ga door naar 2.4 Checklist Boekhouding