Module 1

Basistheorie Boekhouden

1.2 BTW Administratie
1.2 Balans
1.2 Winst- en Verliesrekening

De Belastingdienst verplicht iedere ondernemer in Nederland om een gedegen financiële administratie bij te houden. Vaak wordt deze boekhouding uitbesteed aan een boekhouder of accountant, maar met wat meer kennis kan een ondernemer de boekhouding prima zelf bijhouden. Ook als de boekhouder of accountant de ‘eindcontrole’ blijft doen, kun je als ondernemer prima uit de voeten met de dagelijkse werkzaamheden van de administratie.

1.1 Boekhouding Algemeen

Voordat je begint met boekhouden is het handig om een aantal dingen te weten over jouw boekhouding. Zo zijn er bijvoorbeeld regels over wat er allemaal bij de administratie hoort en hoe lang je alles moet bewaren. Door goed op de hoogte te zijn van deze basisregels voorkom je dat je administratie incompleet is.

Wat hoort er bij mijn administratie?

In principe is de Belastingdienst duidelijk, alle gegevens over het bedrijf die je vastlegt op papier of digitaal horen bij de administratie.

Een aantal voorbeelden hiervan zijn:

  • Kas-administratie en kassabonnen
  • Financiële aantekeningen
  • Tussentijdse controleberekeningen
  • Ontvangen facturen
  • Kopieën van verzonden facturen
  • Bankafschriften
  • Contracten, overeenkomsten en andere afspraken
  • Agenda’s
  • Correspondentie
  • Software en databestanden

Deze documenten en bestanden moet je dus allemaal goed bewaren. De Belastingdienst zou er bij een controle namelijk om kunnen vragen en je bent dan verplicht om het (direct) te kunnen laten zien.

Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?

In principe ben je verplicht om alle gegevens van jouw administratie 7 jaar te bewaren. Als je te maken krijgt met onroerende zaken moet je de documenten 10 jaar bewaren.

Goede online boekhoudprogramma’s helpen om jouw administratie op orde te hebben en zorgen er bovendien voor dat alle gegevens minimaal 7 jaar beschikbaar zijn. Als je tijdens deze cursus gebruikt maakt van InformerOnline  hoef je je geen zorgen te maken. InformerOnline is namelijk deelnemer aan de stichting Zeker-Online. Dit is een toezichthouder die een keurmerk geeft aan betrouwbare boekhoudprogramma’s. Een betrouwbare administratie is immers de basis voor een goede bedrijfsvoering en belastingaangifte.

Facturen en bonnen inscannen

Tegenwoordig wordt bijna alle (financiële) bedrijfsdata digitaal opgeslagen. De Belastingdienst heeft er dan ook geen problemen mee als jij je papieren bonnen en facturen digitaal opslaat, bijvoorbeeld door ze te scannen.

Je moet hierbij wel aan een aantal spelregels voldoen:

  1. Alle gegevens worden overgezet
  2. De gegevens blijven inhoudelijk hetzelfde
  3. Het nieuwe medium moet tijdens de bewaartermijn beschikbaar blijven
  4. De gegevens moeten snel weer leesbaar kunnen worden gemaakt
  5. Echtheidskenmerken moeten altijd behouden blijven

Als je een binnengekomen factuur of een ander document dus scant en digitaal bewaart, is dat voor de Belastingdienst dus geen enkel probleem, mits je je houdt aan bovenstaande regels. In dat geval hoef je de papieren bon of factuur niet meer te bewaren.

UBL Facturen

De Nederlandse overheid accepteert alleen nog facturen in UBL formaat. UBL (Universal Business Language) is een soort standaardtaal voor elektronische documenten, zoals facturen. Naast de PDF-versie van een factuur wordt bij een UBL-factuur ook nog een computerbestandje (.xml) meegestuurd. Dit bestandje is eigenlijk niets anders dan de elektronische versie van die factuur. Alle gegevens van de factuur staan opgeslagen in dit bestandje en kunnen worden herkend door moderne boekhoudprogramma’s.

Als je een UBL-factuur gaat inboeken met je online boekhoudprogramma zal het programma bijna alle informatie van de factuur alvast voor je invullen. Het gebruik van UBL facturen zou dus een enorme tijdswinst bij het boeken van de facturen kunnen opleveren.

Ga door naar 1.2 BTW Administratie