Hoe verwerk ik betalingen?

Naast alle facturen en bonnen horen ook al je zakelijke betalingen bij je administratie. Voordat je gaat kijken naar het verwerken van betalingen in een online boekhoudprogramma leggen we je eerst nog even twee woorden uit die je vaak zult tegenkomen bij betalingen.

De meeste ondernemers in Nederland maken gebruik van het factuurstelsel. Dat betekent dat een factuur in de financiële administratie wordt verwerkt op het moment dat hij verstuurd wordt. De betaling van zo’n factuur heeft dan nog niet plaatsgevonden, de factuur is dus openstaand.

Een klant die jouw verkoopfactuur nog moet betalen heet een debiteur.
Een bedrijf waarvan jij de inkoopfactuur nog moet betalen heet een crediteur.

In een online boekhoudprogramma wordt dit allemaal automatisch geregeld. Nu weet je in ieder geval wel wat deze termen betekenen als je ze tegenkomt in berichten van je administratie.

Verschillende manieren om te betalen

Een factuur kan op verschillende manieren betaald worden. Zo kan een klant bijvoorbeeld het geld overmaken naar je bankrekening, betalen met contant geld of online betalen met iDEAL. Uiteindelijk moeten al deze betalingen verwerkt worden in de online boekhouding.

Kasboek met kas betalingen verwerken

Om contante betalingen te verwerken kun je naar het kasboek van je online boekhoudprogramma gaan. Als je voor een nieuwe kas transactie kiest kun je vaak direct je in- of verkoopfacturen koppelen. Als je een factuur of bon aanklikt, wordt hier direct een transactie voor het juiste bedrag van gemaakt. Vervolgens zal dit bedrag ook direct verwerk worden in je boekhouding.

Zet je banktransacties online

Met een modern online boekhoudprogramma kun je vooral je zakelijke banktransacties razendsnel verwerken. Eerst zorg je ervoor dat alle bankmutaties in je boekhoudsoftware worden geladen. Dat kan door je boekhouding te koppelen aan een zakelijke bankrekening. Op die manier staan de betalingen direct klaar en hoef je ze niet meer helemaal te downloaden vanuit je bankomgeving.

Als de transacties in de administratie staan kunnen ze gekoppeld worden aan een in- of verkoopfactuur. In een goed boekhoudprogramma wordt deze match automatisch gedaan. Als dit niet lukt kun je de bijbehorende factuur zelf selecteren.

Mocht er voor een transactie geen directe koppeling met een bon of factuur zijn, dan kun je ook handmatig aangeven wat voor uitgaven of inkomsten het zijn geweest. In sommige boekhoudprogramma’s kun je dit ook automatiseren. Zo kun je een boekrobot laten zoeken naar een bepaalde IBAN of een bepaalde omschrijving en deze banktransactie vervolgens laten koppelen aan een bepaalde omzet- of kostencategorie. De robot zal dit dan in het vervolg blijven doen waardoor je de bankadministratie als ondernemer erg snel kunt verwerken.

iDEAL verwerken

Als je klanten online betaalmogelijkheden als iDEAL geeft, kan het verwerken van de betalingen er ietsje anders uitzien. In een hedendaags online boekhoudprogramma wordt een factuur na het betalen met bijvoorbeeld iDEAL automatisch op ‘betaald’ gezet. Wat er dan eigenlijk gebeurd is dat de factuur op een speciale categorie wordt gezet. Vaak heet die categorie Kruisposten iDEAL. 

De iDEAL betalingen zijn nu verwerkt in de boekhouding. Maar het geld is nog niet bijgeschreven op onze bankrekening. Vaak gebeurt dit in één keer, bijvoorbeeld per maand. Wat je dan moet doen is de periodieke bijschrijving van je betaalprovider ook koppelen aan de Kruisposten iDEAL categorie. Als dat gebeurd is zijn zowel de facturen op betaald gezet en is de bijschrijving succesvol verwerkt op onze bankrekening. Ook de categorie Kruisposten iDEAL is weer helemaal leeg omdat je het bedrag dat je bij de facturen hebt neergezet weer hebben weggehaald bij de betaling van de provider.

Toch ben je nog niet helemaal klaar. Er is nog één klein dingetje waar je rekening mee moeten houden. De betaalprovider rekent namelijk ook kosten. Vaak betaal je een klein bedrag per transactie dat automatisch wordt ingehouden op de uitbetaling. Er blijven dus kleine verschillen over op onze Kruisposten iDEAL categorie. Dit restant kun je vervolgens weer oplossen door de factuur van de betaalprovider ook aan deze categorie te koppelen.

Nu is alles goed verwerkt!